POSGRADO

REGLAMENTACIÓN  VALIDACIÓN CONTROL Y GUARDA ACTAS EXÁMENES

 

Resolución  CSU-142/21

Expte. 1654 /12

 

BAHÍA BLANCA, 15 de abril de 2021

 

VISTO:

La resolución CSU-751/2016 y su modificatoria CSU-372/2019 que establecen el marco regulatorio de las normas para la suscripción de Actas de Examen de Cursos y Seminarios de Posgrado;

 

La Ley N° 27.541 que estableció la emergencia pública en materia sanitaria, en virtud de la declaración de pandemia de Covid-19 por la Organización Mundial de la Salud (OMS) el 11 de marzo de 2020, el Decreto N° 235 del 8 de abril de 2021 y los Decretos precedentes allí citados que reglamentaron las medidas de prevención pertinentes; y

 

CONSIDERANDO:

Que en el marco de la situación epidemiológica resulta prioritario minimizar las instancias presenciales y al mismo tiempo asegurar la continuidad de las actividades académicas de posgrado estableciendo los requisitos que deben reunir los procedimientos relacionados con el registro de los resultados de dichas actividades;

 

Que estos procedimientos son los que respaldan la emisión de los títulos y certificaciones de posgrado por parte de esta Universidad, por lo que es preciso dotarlos de las máximas garantías de seguridad y auditabilidad;

 

Que ante las restricciones impuestas por las medidas de “aislamiento social, preventivo y obligatorio”, establecidas por el Decreto N° 297 del 19 de marzo de 2020, se implementaron procedimientos alternativos en el circuito de Actas de Examen de posgrado con el objeto de permitir la continuidad de las actividades académicas;

 

Que el Acta de Examen es el documento público considerado como única fuente original de información donde están plasmados los datos de la materia rendida y su calificación, así como también los datos del/de la alumno/a y es la constancia formal que garantiza y refleja su desempeño académico;

 

Que en la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua (SGPyEC), a través de su Departamento de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, se encuentra avanzada la implementación del Sistema Guaraní 3, evaluando su integración con las demás soluciones informáticas provistas por el Sistema de Información Universitaria (SIU) y particularmente, con aquellas herramientas que pudieran ser instrumentadas por la UNS para su progresiva despapelización mediante la migración hacia la gestión electrónica de documentación digital;

 

Que la resolución CSU-311/2015 establece que se entenderá por Firma Digital al resultado de aplicar a un documento digital un procedimiento matemático que requiere información de exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras partes, tal que dicha verificación permita simultáneamente identificar al firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su firma, según lo establecido en la Ley Nacional N° 25.506;

 

Que la incorporación de la Firma Digital es una herramienta que, otorgando la misma seguridad que las tradicionales, aporta mayor celeridad al proceso de notificaciones, utilizando las nuevas tecnologías de información y comunicaciones, con la misma validez legal que la firma ológrafa;

 

Que resulta necesario adecuar la normativa citada en el visto estableciendo claramente las responsabilidades de cada actor en las distintas instancias académico-administrativas referentes a la generación, registro, firma, validación, control y guarda de Actas de Examen de posgrado;

 

Que se han tenido en cuenta las recomendaciones y sugerencias que al respecto ha brindado la Dirección de Gestión Administrativa Curricular.

 

Que el Consejo Superior Universitario aprobó, sobre tablas, con modificaciones, en su reunión del 14 de abril de 2021, lo aconsejado por sus Comisiones de Enseñanza y de Posgrado;

 

Que lo aprobado se encuentra encuadrado en el eje estratégico 1 -Gestión Institucional y el eje estratégico 2-Gestión de la Calidad Académica del Plan Estratégico Institucional aprobado por resolución CSU-325/2012;

POR ELLO,

 

EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO

RESUELVE:

ARTÍCULO 1°: Aprobar la reglamentación de las instancias administrativas y académicas de generación, envío, carga de calificaciones, firma, retorno a la SGPyEC, validación, control y guarda de Actas de Examen de posgrado que corre como Anexo I de esta resolución.

 

ARTÍCULO 2°: Declarar formalmente válidas las copias de Actas de Examen (a partir de archivos en formato .pdf) que fueron suscriptas mediante formas alternativas a las establecidas en las resoluciones CSU-751/2016 y 372/2019 y emitidas durante el 2020 hasta la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución, a saber:

 

 Con firma ológrafa de la/del docente y firma digital de la autoridad departamental.

 Con firma escaneada de la /del docente y firma ológrafa o digital de la autoridad departamental.

 Con firma escaneada junto a imagen de DNI de la /del docente y firma ológrafa o digital de la autoridad departamental.

 Con notas y fechas completadas con herramienta de texto.

 

ARTÍCULO 3º: Autorizar a la Dirección General de Posgrado y Educación Continua a realizar el proceso de digitalización de todas las actas de examen emitidas con anterioridad al 2020 llevando a cabo los sub procesos archivísticos y de conservación documental.

 

ARTÍCULO 4º: Autorizar a la Dirección Administrativa de la SGPyEC la incorporación de firma digital a los procesos de la Administración de dicha dependencia, estableciendo los procedimientos correspondientes con máximas garantías de seguridad y auditabilidad. Asimismo normar las responsabilidades para el cumplimiento de las distintas etapas de dichos procedimientos, a fin de asegurar su control interno regular.

 

ARTÍCULO 5º: Tomar conocimiento de que la adecuación de las estaciones de trabajo para el uso de firma digital estará a cargo del personal técnico informático de la SGPyEC, con la asistencia /asesoramiento/soporte de la Autoridad de Registro UNS (ARUNS) a través de los responsables de soporte de firma digital.

 

ARTÍCULO 6º: Pase a la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua para su conocimiento y demás efectos. Gírese a la Secretaría General Académica, a la Dirección General de Gestión Académica y por su intermedio a la Dirección de Gestión Administrativa Curricular. Tomen razón la Dirección General de Personal, los Departamentos Académicos y la Dirección de Boletín Oficial y Digesto. Cumplido; archívese.

 

DR. DANIEL A. VEGA

RECTOR

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR

 

ABOG. MARIO ARRUIZ

SEC. GRAL. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO

 

 

ANEXO I

Resolución CSU-142/2021

 

REGLAMENTACIÓN DE LAS INSTANCIAS ADMINISTRATIVAS DE GENERACIÓN, CARGA, FIRMA, Y GUARDA DE ACTAS DE EXAMEN

 

Esta reglamentación se genera con la finalidad de brindarle a la Universidad Nacional del Sur, y específicamente a la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua, una herramienta que le permita administrar la generación de Actas de Examen de forma segura, con la finalidad de obtener información consistente para los niveles operativos y directivos. Se prevé el procedimiento de gestión de actas con firma digital.

Objetivo: contribuir a mejorar la gestión y el trabajo colaborativo de las distintas áreas que intervienen en el proceso de generación, firma, control y guarda de actas de examen, permitiéndoles contar con información segura, íntegra y disponible y optimizando sus recursos.

En este anexo se enumeran los pasos, controles y responsabilidades en cada una de las etapas del ciclo de vida de las Actas de Examen de posgrado.

 

1. Responsabilidad de la SGPyEC: generación y envío de copia del Acta de Examen al Departamento Académico

 

1.1. La SGPyEC genera el/las Acta/s de Examen, mediante el actual sistema informático, a partir del listado de alumnos inscriptos enviado por el Departamento Académico a cargo del dictado del curso.

 

Cada Acta admite hasta 21 (veintiún) alumnos y el sistema genera tantas Actas como lo requiera el número total de alumnos inscriptos a la mesa de examen, a todas le asignará el mismo número de libro y a cada una asociará, consecutivamente, un número de folio.

 

1.2. Debido a que el sistema informático no genera documentos portables con posibilidad de edición y, además, admite un número limitado de caracteres, se crearán copias de las Actas en formato .doc/.docx (según modelo que corre como Anexo II) con la misma información contenida en las generadas por el sistema pero, si correspondiera, subsanadas con el nombre completo del Curso/Seminario y/o todos los nombres y apellidos de los/as alumnos/as.

1.3. Al pie se consignará en observaciones la siguiente leyenda: “Certifico que: el/la Docente que tomó el examen es quien cargó: fecha, calificaciones, total de alumnos inscriptos y total de alumnos examinados y remitió la copia del acta en formato .pdf, especificando los datos de la misma, desde su cuenta de correo electrónico registrada; esta información se resguarda en el Departamento Académico”.

 

1.4. Los archivos creados se nombrarán incorporando el año, el número de libro y el correspondiente número de folio. IMPORTANTE: en adelante y para cualquier extensión (.doc/docx o .pdf) siempre deberán conservarse los nombres asignados a estos archivos.

1.5. Las Actas de Examen en formato .doc/docx se enviarán en adjunto por mail a la cuenta institucional del Departamento Académico desde una cuenta de correo electrónico exclusiva para envío/recepción de actas de la SGPyEC.

 

2. Responsabilidad de Departamento Académico: envío del acta al/a la docente

 

2.1. El Departamento Académico deberá remitir en adjunto las Actas de Examen a la dirección de correo electrónico registrada del/de la docente responsable (Art. 1°, Anexo, CSU-751/2016)

 

3. Responsabilidad del/de la docente: carga de acta y remisión al Departamento Académico

 

3.1. El/la docente responsable completará las Actas en formato .doc/.docx, consignado para cada alumno/a: fecha, calificación numérica y en letra o “ausente” según corresponda, cantidad de inscriptos y cantidad de alumnos examinados.

3.2. Convertirá las Actas a formato .pdf y procederá a remitirlas como archivos adjuntos, desde su cuenta de correo electrónico registrada al correo institucional del Departamento Académico, especificando en el cuerpo del mensaje los datos suficientes que permitan identificar las Actas remitidas (número de libro y folio/s - nombre del Curso/Seminario).

 

Si la mesa estuviese conformada por un tribunal, deberá enviar el mail anterior con copia (CC) a las cuentas de correo electrónico registradas de los/las profesores/as que lo integran.

 

4. Responsabilidad del Departamento Académico: recepción del acta, firma por autoridad y remisión a la SGPyEC.

 

4.1. El Departamento Académico recibe las Actas de Examen completas, controla y si están correctas las reenvía a la Autoridad Departamental (Art. 1°, Resolución CSU- 372/2019) que las firmará digitalmente y devolverá en adjunto como respuesta a la cuenta de correo remitente.

 

4.2. El Departamento Académico enviará las Actas firmadas digitalmente en adjunto por mail a la cuenta de correo electrónico exclusiva para envío/recepción de actas de la SGPyEC con copia (CC) a la cuenta de correo electrónico registrada del/de la docente responsable.

4.3. Dado que el correo electrónico registrado por los/las docentes constituye domicilio electrónico válido para todas las notificaciones que se le cursen y se considera de su autoría toda presentación proveniente del mismo, la administración del Departamento Académico procederá a archivar de forma segura una copia en formato .pdf del mail enviado por el/la docente responsable, como constancia que avala la certificación declarada al pie de las Actas.

 

IMPORTANTE: para todas las extensiones (.doc/.docx o .pdf) SIEMPRE deberán conservarse los nombres asignados en el punto 1.4 a los archivos correspondientes a las Acta de Examen.

 

5. Responsabilidad de la SGPyEC: recepción del acta completa y firmada, carga de calificaciones en el sistema informático, actualización de base de datos y archivo de actas.

 

5.1. La SGPyEC recibirá las Actas completas, controlará la certificación de validez de la firma digital y procederá a la carga de notas en el sistema informático. Cabe aclarar que este sistema no contempla la ejecución de cierre de las actas.

 

El incumplimiento de lo detallado anteriormente autoriza a la SGPyEC a rechazar sin más trámite las actas de examen mientras no se complete la documentación o se subsanen los defectos que en cada caso se especificarán al Departamento Académico.

 

5.2. Las calificaciones cargadas estarán disponibles para los alumnos en la Historia Académica que se despliega desde el vínculo <acceso a alumnos> en el sitio web institucional de la SGPyEC, a partir de la fecha de la primera actualización de la base de datos, que realiza cada diez (10) días, el Departamento de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la SGPyEC.

 

6. Identificación, control y archivo de las actas de examen

 

6.1. Las Actas de Examen que cumplan adecuadamente los requisitos, serán archivadas en formato digital en un repositorio seguro para alojar la documentación y serán consideradas “originales”.

 

6.2. Por cada Acta de Examen digital (original) del repositorio, habrá un ejemplar impreso sobre el que se incorporará la siguiente leyenda: “Es copia fiel del original digital enviado por el Departamento Académico. Archivar”.

6.3. Las actas de examen en soporte papel se archivarán de forma segura y de acuerdo a un sistema de gestión documental que asegure la conservación indefinida del papel, teniendo en cuenta que un archivo es un acervo documental organizado, preservado y accesible.

6.4. La Secretaría General de Posgrado y Educación Continua es responsable del correcto manejo y archivo de las Actas de Examen.

6.5. Preservación del Producto: Si faltase un Acta en la SGPyEC, debe formarse expediente y seguirse el proceso de reconstrucción de acuerdo a lo establecido en el artículo 105 del reglamento de la Ley Nacional de Procedimiento Administrativo, Decreto 1759/72 (t.o.1991).

Los casos no contemplados en la presente Resolución serán analizados y resueltos por la Autoridad de Gestión de la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua o la instancia que se determine según corresponda dependiendo del nivel de complejidad que se presente

 


 

 

ANEXO  II

Resolución CSU-142/2021

 

MODELO DE ACTA DE EXAMEN

 

Universidad Nacional del Sur

Secretaría General de Posgrado y Ed. Continua

 

Curso/Seminario de Posgrado

…………………………..(nombre completo)……………………….

Código:……….                                                         Horas:…….

 

Acta de Examen

 

 

 

Libro:  …..                       Folio:……

 

Fecha: DD/MM/AA

 

 

Profesores que integran el tribunal

 

………………………………………  -   …………………………………………. -  ……………………………………….

 

 

Expediente

Apellido y nombre (completos)

Tipo

Documento

Calificación

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Total de alumnos inscriptos: …

 

Total de alumnos examinados: …

 

Autoridad del Departamento Académico

 

 

 

                                                                               [firma digital]

 

 

OBSERVACIONES: Certifico que: El/la Docente que tomó el examen es quien cargó: fecha, calificaciones, total de alumnos inscriptos y total de alumnos examinados y remitió la copia del acta en formado .pdf, especificando los datos de la misma, desde su cuenta de correo electrónico registrada; esta información se resguarda en el Departamento Académico