POSGRADO
REGLAMENTACIÓN VALIDACIÓN CONTROL Y GUARDA ACTAS EXÁMENES
Resolución CSU-142/21
Expte. 1654 /12
BAHÍA BLANCA, 15 de abril
de 2021
VISTO:
La resolución CSU-751/2016 y su modificatoria
CSU-372/2019 que establecen el marco regulatorio de las normas para la
suscripción de Actas de Examen de Cursos y Seminarios de Posgrado;
La Ley N° 27.541 que estableció la emergencia
pública en materia sanitaria, en virtud de la declaración de pandemia de
Covid-19 por la Organización Mundial de la Salud (OMS) el 11 de marzo de 2020,
el Decreto N° 235 del 8 de abril de 2021 y los Decretos precedentes allí
citados que reglamentaron las medidas de prevención pertinentes; y
CONSIDERANDO:
Que en el marco de la situación epidemiológica
resulta prioritario minimizar las instancias presenciales y al mismo tiempo
asegurar la continuidad de las actividades académicas de posgrado estableciendo
los requisitos que deben reunir los procedimientos relacionados con el registro
de los resultados de dichas actividades;
Que estos procedimientos son los que respaldan la
emisión de los títulos y certificaciones de posgrado por parte de esta
Universidad, por lo que es preciso dotarlos de las máximas garantías de
seguridad y auditabilidad;
Que ante las restricciones impuestas por las medidas
de “aislamiento social, preventivo y obligatorio”, establecidas por el Decreto
N° 297 del 19 de marzo de 2020, se implementaron procedimientos alternativos en
el circuito de Actas de Examen de posgrado con el objeto de permitir la
continuidad de las actividades académicas;
Que el Acta de Examen es el documento público
considerado como única fuente original de información donde están plasmados los
datos de la materia rendida y su calificación, así como también los datos del/de
la alumno/a y es la constancia formal que garantiza y refleja su desempeño
académico;
Que en la Secretaría General de Posgrado y Educación
Continua (SGPyEC), a través de su Departamento de Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones, se encuentra avanzada la implementación del Sistema Guaraní 3,
evaluando su integración con las demás soluciones informáticas provistas por el
Sistema de Información Universitaria (SIU) y particularmente, con aquellas
herramientas que pudieran ser instrumentadas por la UNS para su progresiva
despapelización mediante la migración hacia la gestión electrónica de
documentación digital;
Que la resolución CSU-311/2015
establece que se entenderá por Firma Digital al resultado de aplicar a un
documento digital un procedimiento matemático que requiere información de
exclusivo conocimiento del firmante, encontrándose ésta bajo su absoluto
control. La firma digital debe ser susceptible de verificación por terceras
partes, tal que dicha verificación permita simultáneamente identificar al
firmante y detectar cualquier alteración del documento digital posterior a su
firma, según lo establecido en la Ley Nacional N° 25.506;
Que la incorporación de la Firma
Digital es una herramienta que, otorgando la misma seguridad que las tradicionales,
aporta mayor celeridad al proceso de notificaciones, utilizando las nuevas
tecnologías de información y comunicaciones, con la misma validez legal que la
firma ológrafa;
Que resulta necesario adecuar la
normativa citada en el visto estableciendo claramente las responsabilidades de
cada actor en las distintas instancias académico-administrativas referentes a
la generación, registro, firma, validación, control y guarda de Actas de Examen
de posgrado;
Que se han tenido en cuenta las
recomendaciones y sugerencias que al respecto ha brindado la Dirección de
Gestión Administrativa Curricular.
Que el Consejo Superior
Universitario aprobó, sobre tablas, con modificaciones, en su reunión del 14 de
abril de 2021, lo aconsejado por sus Comisiones de Enseñanza y de Posgrado;
Que lo aprobado se encuentra
encuadrado en el eje estratégico 1 -Gestión Institucional y el eje estratégico
2-Gestión de la Calidad Académica del Plan Estratégico Institucional aprobado
por resolución CSU-325/2012;
POR ELLO,
EL CONSEJO
SUPERIOR UNIVERSITARIO
RESUELVE:
ARTÍCULO 1°: Aprobar
la reglamentación de las instancias administrativas y académicas de generación,
envío, carga de calificaciones, firma, retorno a la SGPyEC, validación, control
y guarda de Actas de Examen de posgrado que corre como Anexo I de esta
resolución.
ARTÍCULO 2°: Declarar
formalmente válidas las copias de Actas de Examen (a partir de archivos en
formato .pdf) que fueron suscriptas mediante formas alternativas a las
establecidas en las resoluciones CSU-751/2016 y 372/2019 y emitidas durante el
2020 hasta la fecha de entrada en vigencia de la presente Resolución, a saber:
Con
firma ológrafa de la/del docente y firma digital de la autoridad departamental.
Con
firma escaneada de la /del docente y firma ológrafa o digital de la autoridad
departamental.
Con
firma escaneada junto a imagen de DNI de la /del docente y firma ológrafa o
digital de la autoridad departamental.
Con notas y fechas
completadas con herramienta de texto.
ARTÍCULO 3º: Autorizar
a la Dirección General de Posgrado y Educación Continua a realizar el proceso
de digitalización de todas las actas de examen emitidas con anterioridad al
2020 llevando a cabo los sub procesos archivísticos y de conservación
documental.
ARTÍCULO 4º: Autorizar
a la Dirección Administrativa de la SGPyEC la incorporación de firma digital a
los procesos de la Administración de dicha dependencia, estableciendo los
procedimientos correspondientes con máximas garantías de seguridad y
auditabilidad. Asimismo normar las responsabilidades para el cumplimiento de
las distintas etapas de dichos procedimientos, a fin de asegurar su control
interno regular.
ARTÍCULO 5º: Tomar
conocimiento de que la adecuación de las estaciones de trabajo para el uso de
firma digital estará a cargo del personal técnico informático de la SGPyEC, con
la asistencia /asesoramiento/soporte de la Autoridad de Registro UNS (ARUNS) a
través de los responsables de soporte de firma digital.
ARTÍCULO 6º: Pase a
la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua para su conocimiento y
demás efectos. Gírese a la Secretaría General Académica, a la Dirección General
de Gestión Académica y por su intermedio a la Dirección de Gestión
Administrativa Curricular. Tomen razón la Dirección General de Personal, los
Departamentos Académicos y la Dirección de Boletín Oficial y Digesto. Cumplido;
archívese.
DR.
DANIEL A. VEGA
RECTOR
UNIVERSIDAD
NACIONAL DEL SUR
ABOG.
MARIO ARRUIZ
SEC.
GRAL. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
ANEXO
I
Resolución CSU-142/2021
REGLAMENTACIÓN DE LAS INSTANCIAS
ADMINISTRATIVAS DE GENERACIÓN, CARGA, FIRMA, Y GUARDA DE ACTAS DE EXAMEN
Esta reglamentación se genera con
la finalidad de brindarle a la Universidad Nacional del Sur, y específicamente
a la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua, una herramienta que
le permita administrar la generación de Actas de Examen de forma segura, con la
finalidad de obtener información consistente para los niveles operativos y
directivos. Se prevé el procedimiento de gestión de actas con firma digital.
Objetivo: contribuir a mejorar la
gestión y el trabajo colaborativo de las distintas áreas que intervienen en el
proceso de generación, firma, control y guarda de actas de examen,
permitiéndoles contar con información segura, íntegra y disponible y
optimizando sus recursos.
En este anexo se enumeran los
pasos, controles y responsabilidades en cada una de las etapas del ciclo de
vida de las Actas de Examen de posgrado.
1. Responsabilidad de la SGPyEC:
generación y envío de copia del Acta de Examen al Departamento Académico
1.1. La SGPyEC genera
el/las Acta/s de Examen, mediante el actual sistema informático, a partir del
listado de alumnos inscriptos enviado por el Departamento Académico a cargo del
dictado del curso.
Cada Acta admite hasta 21
(veintiún) alumnos y el sistema genera tantas Actas como lo requiera el número
total de alumnos inscriptos a la mesa de examen, a todas le asignará el mismo
número de libro y a cada una asociará, consecutivamente, un número de folio.
1.2. Debido a
que el sistema informático no genera documentos portables con posibilidad de
edición y, además, admite un número limitado de caracteres, se crearán copias
de las Actas en formato .doc/.docx (según modelo que corre como Anexo II) con
la misma información contenida en las generadas por el sistema pero, si
correspondiera, subsanadas con el nombre completo del Curso/Seminario y/o todos
los nombres y apellidos de los/as alumnos/as.
1.3. Al pie se
consignará en observaciones la siguiente leyenda: “Certifico que: el/la Docente
que tomó el examen es quien cargó: fecha, calificaciones, total de alumnos
inscriptos y total de alumnos examinados y remitió la copia del acta en formato
.pdf, especificando los datos de la misma, desde su cuenta de correo
electrónico registrada; esta información se resguarda en el Departamento
Académico”.
1.4. Los
archivos creados se nombrarán incorporando el año, el número de libro y el
correspondiente número de folio. IMPORTANTE: en adelante y para cualquier
extensión (.doc/docx o .pdf) siempre deberán conservarse los nombres asignados
a estos archivos.
1.5. Las Actas de
Examen en formato .doc/docx se enviarán en adjunto por mail a la cuenta
institucional del Departamento Académico desde una cuenta de correo electrónico
exclusiva para envío/recepción de actas de la SGPyEC.
2. Responsabilidad de Departamento
Académico: envío del acta al/a la docente
2.1. El Departamento
Académico deberá remitir en adjunto las Actas de Examen a la dirección de
correo electrónico registrada del/de la docente responsable (Art. 1°, Anexo,
CSU-751/2016)
3. Responsabilidad del/de la
docente: carga de acta y remisión al Departamento Académico
3.1. El/la
docente responsable completará las Actas en formato .doc/.docx, consignado para
cada alumno/a: fecha, calificación numérica y en letra o “ausente” según
corresponda, cantidad de inscriptos y cantidad de alumnos examinados.
3.2. Convertirá las
Actas a formato .pdf y procederá a remitirlas como archivos adjuntos, desde su
cuenta de correo electrónico registrada al correo institucional del
Departamento Académico, especificando en el cuerpo del mensaje los datos
suficientes que permitan identificar las Actas remitidas (número de libro y
folio/s - nombre del Curso/Seminario).
Si la mesa estuviese conformada por
un tribunal, deberá enviar el mail anterior con copia (CC) a las cuentas de
correo electrónico registradas de los/las profesores/as que lo integran.
4. Responsabilidad del Departamento
Académico: recepción del acta, firma por autoridad y remisión a la SGPyEC.
4.1. El Departamento
Académico recibe las Actas de Examen completas, controla y si están correctas
las reenvía a la Autoridad Departamental (Art. 1°, Resolución CSU- 372/2019)
que las firmará digitalmente y devolverá en adjunto como respuesta a la cuenta
de correo remitente.
4.2. El
Departamento Académico enviará las Actas firmadas digitalmente en adjunto por
mail a la cuenta de correo electrónico exclusiva para envío/recepción de actas
de la SGPyEC con copia (CC) a la cuenta de correo electrónico registrada del/de
la docente responsable.
4.3. Dado que el
correo electrónico registrado por los/las docentes constituye domicilio
electrónico válido para todas las notificaciones que se le cursen y se
considera de su autoría toda presentación proveniente del mismo, la
administración del Departamento Académico procederá a archivar de forma segura
una copia en formato .pdf del mail enviado por el/la docente responsable, como
constancia que avala la certificación declarada al pie de las Actas.
IMPORTANTE: para todas las
extensiones (.doc/.docx o .pdf) SIEMPRE deberán conservarse los nombres
asignados en el punto 1.4 a los archivos correspondientes a las Acta de
Examen.
5. Responsabilidad de la SGPyEC:
recepción del acta completa y firmada, carga de calificaciones en el sistema
informático, actualización de base de datos y archivo de actas.
5.1. La SGPyEC recibirá
las Actas completas, controlará la certificación de validez de la firma digital
y procederá a la carga de notas en el sistema informático. Cabe aclarar que
este sistema no contempla la ejecución de cierre de las actas.
El incumplimiento de lo detallado
anteriormente autoriza a la SGPyEC a rechazar sin más trámite las actas de
examen mientras no se complete la documentación o se subsanen los defectos que
en cada caso se especificarán al Departamento Académico.
5.2. Las
calificaciones cargadas estarán disponibles para los alumnos en la Historia
Académica que se despliega desde el vínculo <acceso a alumnos> en el
sitio web institucional de la SGPyEC, a partir de la fecha de la primera
actualización de la base de datos, que realiza cada diez (10) días, el
Departamento de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de la
SGPyEC.
6. Identificación, control y
archivo de las actas de examen
6.1. Las Actas de
Examen que cumplan adecuadamente los requisitos, serán archivadas en formato
digital en un repositorio seguro para alojar la documentación y serán
consideradas “originales”.
6.2. Por cada
Acta de Examen digital (original) del repositorio, habrá un ejemplar impreso
sobre el que se incorporará la siguiente leyenda: “Es copia fiel del original
digital enviado por el Departamento Académico. Archivar”.
6.3. Las
actas de examen en soporte papel se archivarán de forma segura y de acuerdo a
un sistema de gestión documental que asegure la conservación indefinida del
papel, teniendo en cuenta que un archivo es un acervo documental organizado,
preservado y accesible.
6.4. La
Secretaría General de Posgrado y Educación Continua es responsable del correcto
manejo y archivo de las Actas de Examen.
6.5. Preservación del
Producto: Si faltase un Acta en la SGPyEC, debe formarse expediente y seguirse
el proceso de reconstrucción de acuerdo a lo establecido en el artículo 105 del
reglamento de la Ley Nacional de Procedimiento Administrativo, Decreto 1759/72
(t.o.1991).
Los
casos no contemplados en la presente Resolución serán analizados y resueltos
por la Autoridad de Gestión de la Secretaría General de Posgrado y Educación
Continua o la instancia que se determine según corresponda dependiendo del
nivel de complejidad que se presente
ANEXO
II
Resolución CSU-142/2021
MODELO
DE ACTA DE EXAMEN
|
Universidad Nacional
del Sur Secretaría General de
Posgrado y Ed. Continua Curso/Seminario de Posgrado …………………………..(nombre
completo)………………………. Código:……….
Horas:……. |
Acta de Examen Libro: ….. Folio:…… Fecha: DD/MM/AA |
|
Profesores que
integran el tribunal ……………………………………… - …………………………………………. - ………………………………………. |
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Expediente |
Apellido
y nombre (completos) |
Tipo
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Documento |
Calificación |
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Total de alumnos
inscriptos: … |
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Total de alumnos
examinados: … |
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Autoridad del Departamento
Académico
[firma digital] |
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OBSERVACIONES: Certifico
que: El/la Docente que tomó el examen es quien cargó: fecha, calificaciones,
total de alumnos inscriptos y total de alumnos examinados y remitió la copia
del acta en formado .pdf, especificando los datos de la misma, desde su
cuenta de correo electrónico registrada; esta información se resguarda en el
Departamento Académico |
||||