TÍTULOS,
DIPLOMAS Y CERTIFICACIONES DE ESTUDIOS DE EGRESADOS Y GRADUADOS REGLAMENTO
GENERAL DE EXPEDICIÓN Y ENTREGA (Deroga Res. R-1486/2011, que modifica
el anexo 1 de la R-816/1999)
Resolución
R-Nº 899/16
Bahía
Blanca, 15 de setiembre de 2016
VISTO
El artículo 2 de la Resolución R-592/2016
que encomienda a las Direcciones Administrativas de la Secretaría General
Académica que intervienen en el Sistema Administrativo de Expedición y Entrega
de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur,
la elaboración de un reglamento general de expedición de títulos, diplomas y
certificaciones de estudios de egresados y graduados de la Universidad Nacional
del Sur, a fin de asegurar la transparencia y consolidar los procedimientos.
Y CONSIDERANDO:
Que en ese entendimiento, resulta
necesario establecer un reglamento para la tramitación y otorgamiento de los
títulos universitarios y diplomas de pregrado, grado, intermedio de grado y
posgrado, así como también para la expedición de certificaciones de estudios a
egresados y graduados;
Que por ser los diplomas y
certificados de estudios de egresados y graduados, documentos públicos es
necesario contar con un reglamento general;
Que
lo expuesto se encuadra en el Eje Estratégico 2 – Gestión de la Calidad
Académica aprobado por Resolución CSU-325/2012.
Por
ello,
LA VICERRECTORA
DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR
RESUELVE:
ARTÍCULO
1º: Derogar la
Resolución R-1486/2011, que modifica el anexo 1 de la Resolución R-816/1999.
ARTÍCULO
2º: Aprobar el
Reglamento General de Expedición y Entrega de Títulos, Diplomas y
Certificaciones de Estudios de Egresados y Graduados que corre como anexo 1 de
esta Resolución.
ARTÍCULO
3º: Aprobar el Flujograma de Expedición y Entrega de Títulos, Diplomas y
Certificaciones de Estudios de Egresados y Graduados que corre como anexo 2 de
esta Resolución.
ARTÍCULO
4º: Registrar,
comunicar. Pasar a la Coordinación de Auditorías Internas de Calidad. Girar a
la Dirección de Títulos y Egresados, a la Dirección de Control de Títulos y
Certificaciones. Cumplido, archivar.
MG. CLAUDIA PATRICIA LEGNINI
VICERRECTORA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR
DRA. GRACIELA BRIZUELA
SECRETARIA GENERAL ACADÉMICA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR
ANEXO I
Resolución Nº R 899/2016
REGLAMENTO GENERAL DE EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE TÍTULOS,
DIPLOMAS Y CERTIFICACIONES DE ESTUDIOS DE EGRESADOS Y GRADUADOS
1. ALCANCE
El otorgamiento de Títulos Académicos de Pregrado, Grado,
Posgrado, Intermedio de Grado y Certificaciones de Estudios de egresados y
graduados a favor de quienes cumplan con los requisitos y condiciones, de
acuerdo a los Planes de Estudio de las carreras que dicta la Universidad
Nacional del Sur (UNS), se regirá por el presente Reglamento General.
2. UNIDAD RESPONSABLE
Corresponde a la Secretaría General Académica, por intermedio
de la Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica; Dirección de
Títulos y Egresados; Dirección de Control de Títulos y Certificaciones,
entender en todo lo atinente a la organización, trámite y registros inherentes
a la emisión de los títulos que extienda la Universidad, incluida la custodia
de la documentación.
3. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS
Los diplomas y certificaciones de título en trámite y de
egreso que extiende la Universidad Nacional del Sur, se realizan de acuerdo a
la normativa que determina el modelo, formato y características.
a) Diplomas:
según lo establecido en Resolución R-613/2002 – CSU 163/2004 – R-1948/2012 y
sus modificatorias.
b) Certificaciones de título en trámite y de egreso
Resolución R-791/2016 y sus modificatorias.
4. TRÁMITE PARA LA EXPEDICIÓN DE TÍTULOS Y DIPLOMAS
4.1 En la Dirección de Títulos y Egresados (DTE)
4.1.1 El alumno que haya cumplido con la totalidad de las
obligaciones curriculares exigibles, de conformidad con lo previsto en el Plan
de Estudio, deberá solicitar ante la Dirección de Títulos y Egresados la
expedición de su Título de Pregrado, Grado, intermedio de Grado o Posgrado,
mediante el Formulario de Solicitud de Título.
4.1.2 La Dirección de Títulos y Egresados recepcionará
la documentación requerida:
a) Formulario “Solicitud de Título” y nota declaración jurada
debidamente rubricados por el interesado.
b) Original y fotocopia del Documento Nacional de Identidad
del interesado. En el caso de extranjeros, del documento de identidad del país
de origen y del pasaporte, si procediere.
c) Encuesta a Graduados Universitarios – no aplicable a
egresados de posgrado-.
d) Título Secundario (fotocopia autenticada por el
Departamento de Ingresos, dependiente de la Dirección General de Alumnos y
Estudio) - no aplicable a egresados de posgrado -.
e) Original y fotocopia de acta de nacimiento si el apellido
y/o nombre está precedido por de – del – de la – di.
f) Resolución de Consejo Superior Universitario en caso de
haber ingresado a la Universidad Nacional del Sur como alumno mayor de 25 años
sin Título Secundario - no aplicable a egresados de posgrado.
g) Nota firmada por el interesado, aclarando el motivo de la
demora, en caso de exceder los sesenta días corridos desde la aprobación de la
última asignatura hasta el día de presentación de la documentación en la DTE.
4.1.3 Al momento de la recepción la DTE controlará la
documentación verificando requisitos y condiciones, una vez aprobado el control
procederá a emitir:
a) Reporte que
determina que el alumno no tiene materias pendientes.
b) Planilla
Cuadro de Materias.
c) Ficha del
alumno donde consta: datos personales, carreras, historia académica, materias
pedidas (optativas, créditos) promedios en la carrera.
d) Planilla Control de expediente.
4.1.4 Con la documentación mencionada en el ítem 4.1.2,
reporte y planillas mencionadas en el ítem 4.1.3 se procederá a confeccionar el
expediente de solicitud de título y se le asigna un número que identifica la
trazabilidad de la gestión del título hasta la entrega del diploma.
4.1.5 Se emitirá y entregará al egresado, Certificado
Analítico de Estudios (alumno con título en trámite) con detalle de materias,
promedio y número de expediente.
4.1.6 Los ítems anteriores corresponden a trámites de título
de pregrado, grado e intermedio de grado.
4.1.7 La solicitud de trámite de título de posgrado se recepcionará de acuerdo a lo detallado en el ítem. 4.1.2.
Inmediatamente se solicita a la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua
el expediente de inscripción de posgrado con la documentación respaldatoria.
4.1.8 Se solicita libre deuda de bibliotecas.
4.1.9 Lo anteriormente descripto se realiza de acuerdo al
procedimiento de Inicio de Trámite PDTE01 del Manual de Procedimientos del
Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y
Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.
4.2 En la
Secretaría General de Posgrado y Educación Continua: (SGPyEC)
Se realiza el control del Plan de Estudio a la carrera de
posgrado y se verifica que haya cumplido con la totalidad de las obligaciones
curriculares exigibles, adjuntando constancias de los actos administrativos que
dispusieron su otorgamiento.
4.3 En la
Dirección de Control de Títulos y Certificaciones (DCTC):
4.3.1 Se realizan los siguientes controles en los trámites de
título de pregrado, grado e intermedio de grado:
a) Control de los datos filiatorios:
se efectúa el control en el Formulario Solicitud de Título, el título
secundario, el cuadro de materias contra copia certificada del DNI y la partida
de nacimiento, si correspondiese.
b) Control Historia Académica: se realiza un control integral
de la historia académica del alumno que inició el trámite de título, conforme
el plan de estudio; se controlan también equivalencias, reválidas, convenios y
todo requisito que corresponda. Se adjuntan constancias de los actos
administrativos que dispusieron el otorgamiento.
c) Control Título Secundario: se realiza el control de los
datos filiatorios del interesado, nombre del
establecimiento educativo que expidió el título, localidad del establecimiento,
título expedido, año de egreso y legalización ministerial. En caso de tratarse
de un mayor de 25 años que no cuente con título secundario, se verifica que
cuente con la Resolución del Consejo Superior Universitario donde conste la
aceptación como ingresante a la UNS.
Si el interesado tiene un título secundario extranjero se
controla que esté convalidado por el Ministerio de Educación y Deportes.
d) Control de la acreditación de la obtención de diplomas de
títulos intermedios que prevea el plan de estudio.
e) Control de práctica médica: se realiza el control de la
aptitud psicofísica del alumno en carreras de profesorado.
f) Control de Actas de Examen: se lleva a cabo verificando
cada examen del cuadro de materias contra el acta original que se encuentra
encuadernada en los Libros de Exámenes Finales o en los biblioratos
de actas. Se corrobora el departamento académico, libro, folio, materia, fecha
de examen, calificación, nombre, apellido, libreta universitaria/legajo, DNI,
el Tribunal y sus firmas y la firma de las Autoridades del Departamento
Académico.
g) En el caso de los Profesorados se registrará en el cuadro
de materias, el número de resolución ministerial por el cual se otorgó
reconocimiento oficial y su consecuente validez nacional.
h) Control en el cuadro de materias de la fecha de ingreso a
la UNS y a la carrera contra la Ficha del Alumno.
i) Control de la fecha de egreso –día, mes y año- en la que
el interesado ha cumplido la totalidad de las obligaciones académicas
establecidas en el plan de estudio para ser considerado egresado.
4.3.2 Se realizarán los siguientes controles en los trámites
de título de posgrado:
a) Control de los datos filiatorios:
se efectúa el control en el Formulario Solicitud de Título, el título de grado,
el cuadro de materias contra copia certificada del DNI y la partida de
nacimiento, si correspondiese.
b) Control de título y diploma de grado: se controla los datos
filiatorios contra copia DNI y se verifica que el
diploma de grado esté legalizado por el Ministerio de Educación y Deportes. En
el caso de que el egresado posea título de grado de una Universidad Extranjera,
se controla que esté revalidado o convalidado. De no estarlo, se controla que
esté agregada la nota – declaración jurada del interesado donde especifica que
no hizo ejercicio de la profesión y que el diploma llevará la leyenda
establecida por RM 416/2000. Asimismo, dejará constancia en la Planilla Control
de Expediente que durante el desarrollo del posgrado el interesado no ha hecho
ejercicio de la profesión y que el diploma que está tramitando no habilita para
ejercicio profesional alguno en razón de haber ingresado con título de grado
extranjero y que corresponde agregar al diploma la leyenda establecida por RM
416/2000.
d) Control de Actas de Examen: se lleva a cabo verificando
cada examen del cuadro de materias contra el acta original que se encuentra
encuadernada en los Libros de Exámenes Finales o en los biblioratos
de actas, se corrobora libro, folio, materia, fecha de examen, calificación,
nombre, apellido, libreta universitaria/legajo, DNI, el Tribunal y sus firmas y
la firma de las Autoridades del Departamento Académico.
4.3.3 De no existir observaciones, realizado los controles de
4.3.1 o 4.3.2, la DCTC emitirá un informe favorable del trámite a la DTE,
especificando que se han realizado todos los controles.
4.3.4 Si existieran observaciones se realizarán las gestiones
necesarias para que el trámite sea resuelto. De no poder subsanarlas emitirá
informe de la situación del trámite a la DTE a fin de resolverlo.
4.3.5 Lo anteriormente descripto se realiza de acuerdo al
procedimiento Control de Plan y Actas PDCT01 del Manual de Procedimientos del
Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y
Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.
4.4. En la
Dirección de Títulos y Egresados (DTE)
4.4.1 Se realiza una verificación de todas las actuaciones
obrantes en el expediente de solicitud de título y el control manual de
promedios.
4.4.2 De no existir observaciones se emite la planilla de
“Expedición de diploma” que será rubricada por la Dirección de Títulos y
Egresados.
4.4.3 De existir observaciones, se determina el origen y se
remite el expediente a la dependencia que corresponde subsane la situación.
4.4.4 Lo anteriormente descripto se realiza de acuerdo al
procedimiento de Verificación PDTE02 del Manual de Procedimientos del Sistema
Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y
Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.
4.5 En la
Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica (SGA)
4.5.1 La Dirección Administrativa, verifica que se hayan
cumplimentado los informes de la DCTC y la DTE, y que no existan observaciones
pendientes de resolución.
4.5.2 De no estar cumplimentado 4.5.1 se remitirá el
expediente a la DTE o a la DCTC según corresponda.
4.5.3 Cumplimentado 4.5.1 se procederá a inscribir al
egresado en el Libro de Registro de Títulos y Diplomas, haciendo constar:
a) Los datos filiatorios del
interesado, nombre y apellido completos, lugar de nacimiento, número y tipo de
documento de acuerdo con la copia del DNI y el acta de nacimiento si
correspondiese.
b) Número de expediente del trámite de solicitud de título.
c) Denominación completa del título.
d) Fecha de egreso.
e) Fecha de expedición del título que se otorga.
f) Número de asiento en el Libro de Títulos, esto es registro
y folio.
g) Nómina del personal y de las Autoridades de Gestión
firmantes.
h) Número de diploma por el cual se expidió el título.
4.5.3 Cumplida y controlada la registración, la Autoridad de
Gestión de la Secretaría General Académica, tomará intervención a efectos de la
firma de los datos de expedición, autorizando de esta manera a la Dirección de
Títulos y Egresados a expedir el diploma correspondiente.
4.5.4 El Libro de Registro de Títulos y Diplomas se encuentra
en custodia de la Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica.
4.5.5 Lo anteriormente descripto se realiza de acuerdo al
procedimiento Registro de Título PSGA01 del Manual de Procedimientos del
Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y
Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.
4.6
En la Dirección de Títulos y Egresados
(DTE)
4.6.1 Impresión de documentos: La DTE será la responsable de
la confección y emisión de los diplomas y certificados analíticos de egreso. Se
imprime el diploma y el certificado analítico de egreso sin enmiendas ni
raspaduras para ser legalizados en los Ministerios y conforme lo establecido
por el procedimiento Confección Certificado de Egreso y Diploma PDTE04 del
Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de
Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.
4.6.2 Error u omisión en la impresión: Si se detecta un error
u omisión en la impresión del diploma por el cual corresponda rehacerlo, se
procederá de acuerdo al procedimiento Confección Certificado de Egreso y
Diploma PDTE04 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de
Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la
Universidad Nacional del Sur.
4.6.3 Diploma y certificado son rubricados por las
Autoridades de Gestión de Rectorado, de la Unidad Académica y del Guardasellos,
previa intervención de la Dirección de Títulos y Egresados que con su firma
certifica que se encuentran ambos documentos en condiciones para la firma de
las autoridades, acreditando su correcta confección.
4.6.4. Una vez rubricados los documentos, se procederá al
ingreso de datos de los diplomas y certificados analíticos de egreso emitidos,
al Sistema informático de Certificaciones (SICEr) de
la Dirección Nacional de Gestión Universitaria, dependiente de la Secretaría de
Políticas Universitarias de la Nación, en cumplimiento de las Disposiciones
DNGU Nº 21/2009 y 22/2009. Con la emisión del remito correspondiente, se
enviarán los documentos emitidos para su debida legalización por el Ministerio
de Educación y Deportes. Una vez legalizados son ingresados al Ministerio de
Interior de la Nación para su intervención. El envío de los documentos se
realiza mediante condiciones controladas de acuerdo a lo previsto por el procedimiento
de Preservación del Producto y/o servicio PSGC11 del Manual de Procedimientos
del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado,
Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.
4.6.5 Legalizados los documentos permanecen en custodia en la
Dirección de Títulos y Egresados hasta el acto de colación de grados del que el
egresado participe o bien hasta que sea retirado por poder.
4.7. Acto de
Colación de Grados
4.7.1 Corresponde a Rectorado la extensión y entrega de los
diplomas académicos de pregrado, grado, intermedio de grado y posgrado que
emita la Universidad en actos públicos a realizarse en sede de la misma y en la
fecha que estime conveniente realizar. Constituye la colación de grados un acto
académico solemne por el cual la Universidad otorga el diploma académico que
corresponda de acuerdo a la normativa vigente a sus egresados.
4.7.2 La organización del acto de colación de grados se
realizará de acuerdo al procedimiento de Entrega Pública de Diploma PDTE06 del
Manual de del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de
Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur. La entrega de
los diplomas es personal y bajo juramento obligatorio.
4.7.3 Los Egresados que por causas justificadas no pudieran
esperar a la fecha establecida para el Acto de Colación Pública o concurrir a
la ceremonia oficial podrán solicitar por nota una entrega en acto privado, la
fecha y hora del mismo lo fija la Secretaría General Académica.
4.7.4 El egresado que no puede retirar personalmente su
diploma por residir fuera de Bahía Blanca debe otorgar poder para retirar el
diploma a una persona mayor de edad, ante Autoridad Judicial, Escribano de la
localidad en que resida, o ante el Cónsul o Embajador Argentino en el supuesto
de residir en otros países, o en la Dirección de Títulos y Egresados antes de
partir.
El egresado debe prestar Juramento de Práctica ante Autoridad
Judicial, Escribano de la localidad en que resida, o ante el Cónsul o Embajador
Argentino en el supuesto de residir en otros países o bien antes de partir al
exterior podrá anticipar el juramento en ceremonia privada ante el Rector de la
Universidad Nacional del Sur.
Debe hacerlo por una de las fórmulas que se encuentran en
vigencia en la Universidad Nacional del Sur.
4.7.5 La organización del acto de colación privado y entrega
por poder se realizará de acuerdo al procedimiento de Entrega Privada y por
Poder de Diploma PDTE07 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo
de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la
Universidad Nacional del Sur.
4.8. DISPOSICIONES
GENERALES
4.8.1 La Dirección de Títulos y Egresados tiene a su cargo la
guarda y custodia de todo el material que hace a los mecanismos de seguridad
que establezca la Universidad, a los efectos de expedición de los diplomas y
certificaciones de estudios.
4.8.2 En caso de licencia, ausencia o impedimento de las
Autoridades de Gestión firmantes señaladas en este reglamento, el reemplazo
será dispuesto de acuerdo a lo establecido por el Estatuto de la Universidad
Nacional del Sur, agotada esta vía, será dispuesto por el Rector. Para el caso
de licencia de un Decano la decisión será a propuesta de la Unidad Académica de
acuerdo con las normas vigentes y comunicado a la Dirección de Títulos y
Egresados y a la Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica.
4.8.3 La autenticación de firmas en copia de los diplomas y
certificaciones de estudios de egresados y graduados será efectuada por la
Autoridad de Gestión de la Secretaría General Académica. Para la autenticación
el interesado deberá presentar el original y fotocopia sin ninguna inscripción.
La SGA hará constar en las fotocopias anverso y reverso la siguiente leyenda en
tinta de color azul: “CERTIFICO que la presente fotocopia cuyo original he
tenido a la vista es auténtica”.
4.8.4 Error u omisión en la impresión: Si se detecta un error
u omisión en la impresión del diploma por el cual corresponda rehacerlo, se
procederá de acuerdo al procedimiento Confección Certificado de Egreso y
Diploma PDTE04 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de
Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la
Universidad Nacional del Sur.
4.8.5 Destrucción de diplomas: El diploma debidamente
inutilizado por la DTE permanecerá en custodia hasta su destrucción Se
procederá a su destrucción de acuerdo al procedimiento Tratamiento de Diplomas
Erróneos PDCT02 y al Procedimiento Destrucción de Diplomas PSGA02 del Manual de
Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas
de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.
4.8.6 Duplicado de diploma: En el caso de destrucción,
sustracción, pérdida o deterioro del diploma original, el graduado podrá
solicitar la expedición de “Duplicado de Diploma”. El trámite y expedición se
realizará según lo establecido por la Resolución CSU-34/2011 y R-203/2013 y sus
modificatorias.
4.8.7 Rectificación de datos del diploma: En los casos en que
el diploma ya hubiere sido entregado al interesado, y que por una circunstancia
ajena a la Universidad Nacional del Sur, afecte a algún dato volcado en el
diploma, por ejemplo cambio de nacionalidad no se expedirá un nuevo diploma.
El trámite se iniciará en la Dirección de Títulos y
Egresados, dejándose expresamente especificado el carácter de la solicitud y
acompañando además la documentación de respaldo y el diploma entregado
originalmente para ser rectificado. Toda la documentación se agregará al expediente
de solicitud de título.
Posteriormente la Autoridad de Gestión de la SGA, tomará
intervención a efectos de la firma de los datos agregados, se registrará la
novedad en el Libro de Registro de Títulos y Diplomas. Se procederá a legalizar
el documento en los Ministerios de la Nación.
4.8.8 La Dirección de Títulos y Egresados es responsable de
la confección, emisión y actualización del Instructivo Trámite de Título que se
entrega a los alumnos, para conocimiento de los pasos a seguir para iniciar el
trámite de título así como las distintas secuencias de los mismos.
4.8.9 La Dirección de Control de Títulos y Certificaciones
tiene a su cargo el control de los planes de estudios registrados en el sistema
SIU Guaraní, deberá cotejar que los datos coincidan con los establecidos en las
respectivas resoluciones de Consejo Superior Universitario por las que se
aprueba e implementa cada plan de estudio.
4.8.10 La Dirección de Control de Títulos y Certificaciones
tiene a su cargo la guarda y custodia de los Libros de Destrucción de Diplomas.
4.8.11 Toda situación no prevista en esta resolución, así
como las dudas relacionadas con su interpretación serán resueltas por
Rectorado, previo dictamen de la Dirección General de Asuntos Jurídicos e
informe de la Dirección de Títulos y Egresados
MG. CLAUDIA PATRICIA
LEGNINI
VICERRECTORA
DRA. GRACIELA BRIZUELA
SECRETARIA GENERAL
ACADÉMICA
Nota: Por razones de espacio, sólo se
publica el Anexo I de la presente resolución.