TÍTULOS, DIPLOMAS Y CERTIFICACIONES DE ESTUDIOS DE EGRESADOS Y GRADUADOS REGLAMENTO GENERAL DE EXPEDICIÓN Y ENTREGA (Deroga Res. R-1486/2011, que modifica el anexo 1 de la R-816/1999)

 

 

Resolución R-Nº 899/16

 

Bahía Blanca, 15 de setiembre de 2016

 

VISTO

El artículo 2 de la Resolución R-592/2016 que encomienda a las Direcciones Administrativas de la Secretaría General Académica que intervienen en el Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur, la elaboración de un reglamento general de expedición de títulos, diplomas y certificaciones de estudios de egresados y graduados de la Universidad Nacional del Sur, a fin de asegurar la transparencia y consolidar los procedimientos.

 

Y CONSIDERANDO:

Que en ese entendimiento, resulta necesario establecer un reglamento para la tramitación y otorgamiento de los títulos universitarios y diplomas de pregrado, grado, intermedio de grado y posgrado, así como también para la expedición de certificaciones de estudios a egresados y graduados;

 

Que por ser los diplomas y certificados de estudios de egresados y graduados, documentos públicos es necesario contar con un reglamento general;

Que lo expuesto se encuadra en el Eje Estratégico 2 – Gestión de la Calidad Académica aprobado por Resolución CSU-325/2012.

 

Por ello,

LA VICERRECTORA

DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR

RESUELVE:

 

ARTÍCULO 1º: Derogar la Resolución R-1486/2011, que modifica el anexo 1 de la Resolución R-816/1999.

 

ARTÍCULO 2º: Aprobar el Reglamento General de Expedición y Entrega de Títulos, Diplomas y Certificaciones de Estudios de Egresados y Graduados que corre como anexo 1 de esta Resolución.

 

ARTÍCULO 3º: Aprobar el Flujograma de Expedición y Entrega de Títulos, Diplomas y Certificaciones de Estudios de Egresados y Graduados que corre como anexo 2 de esta Resolución.

 

ARTÍCULO 4º: Registrar, comunicar. Pasar a la Coordinación de Auditorías Internas de Calidad. Girar a la Dirección de Títulos y Egresados, a la Dirección de Control de Títulos y Certificaciones. Cumplido, archivar.

 

MG. CLAUDIA PATRICIA LEGNINI

VICERRECTORA

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR

DRA. GRACIELA BRIZUELA

SECRETARIA GENERAL ACADÉMICA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR

 

ANEXO I

Resolución Nº R 899/2016

 

REGLAMENTO GENERAL DE EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE TÍTULOS, DIPLOMAS Y CERTIFICACIONES DE ESTUDIOS DE EGRESADOS Y GRADUADOS

 

1. ALCANCE

El otorgamiento de Títulos Académicos de Pregrado, Grado, Posgrado, Intermedio de Grado y Certificaciones de Estudios de egresados y graduados a favor de quienes cumplan con los requisitos y condiciones, de acuerdo a los Planes de Estudio de las carreras que dicta la Universidad Nacional del Sur (UNS), se regirá por el presente Reglamento General.

 

2. UNIDAD RESPONSABLE

Corresponde a la Secretaría General Académica, por intermedio de la Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica; Dirección de Títulos y Egresados; Dirección de Control de Títulos y Certificaciones, entender en todo lo atinente a la organización, trámite y registros inherentes a la emisión de los títulos que extienda la Universidad, incluida la custodia de la documentación.

3. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS

Los diplomas y certificaciones de título en trámite y de egreso que extiende la Universidad Nacional del Sur, se realizan de acuerdo a la normativa que determina el modelo, formato y características.

a) Diplomas: según lo establecido en Resolución R-613/2002 – CSU 163/2004 – R-1948/2012 y sus modificatorias.

b) Certificaciones de título en trámite y de egreso Resolución R-791/2016 y sus modificatorias.

 

4. TRÁMITE PARA LA EXPEDICIÓN DE TÍTULOS Y DIPLOMAS

 

4.1 En la Dirección de Títulos y Egresados (DTE)

4.1.1 El alumno que haya cumplido con la totalidad de las obligaciones curriculares exigibles, de conformidad con lo previsto en el Plan de Estudio, deberá solicitar ante la Dirección de Títulos y Egresados la expedición de su Título de Pregrado, Grado, intermedio de Grado o Posgrado, mediante el Formulario de Solicitud de Título.

 

4.1.2 La Dirección de Títulos y Egresados recepcionará la documentación requerida:

a) Formulario “Solicitud de Título” y nota declaración jurada debidamente rubricados por el interesado.

b) Original y fotocopia del Documento Nacional de Identidad del interesado. En el caso de extranjeros, del documento de identidad del país de origen y del pasaporte, si procediere.

c) Encuesta a Graduados Universitarios – no aplicable a egresados de posgrado-.

d) Título Secundario (fotocopia autenticada por el Departamento de Ingresos, dependiente de la Dirección General de Alumnos y Estudio) - no aplicable a egresados de posgrado -.

e) Original y fotocopia de acta de nacimiento si el apellido y/o nombre está precedido por de – del – de la – di.

f) Resolución de Consejo Superior Universitario en caso de haber ingresado a la Universidad Nacional del Sur como alumno mayor de 25 años sin Título Secundario - no aplicable a egresados de posgrado.

g) Nota firmada por el interesado, aclarando el motivo de la demora, en caso de exceder los sesenta días corridos desde la aprobación de la última asignatura hasta el día de presentación de la documentación en la DTE.

 

4.1.3 Al momento de la recepción la DTE controlará la documentación verificando requisitos y condiciones, una vez aprobado el control procederá a emitir:

a) Reporte que determina que el alumno no tiene materias pendientes.

b) Planilla Cuadro de Materias.

c) Ficha del alumno donde consta: datos personales, carreras, historia académica, materias pedidas (optativas, créditos) promedios en la carrera.

d) Planilla Control de expediente.

 

4.1.4 Con la documentación mencionada en el ítem 4.1.2, reporte y planillas mencionadas en el ítem 4.1.3 se procederá a confeccionar el expediente de solicitud de título y se le asigna un número que identifica la trazabilidad de la gestión del título hasta la entrega del diploma.

 

4.1.5 Se emitirá y entregará al egresado, Certificado Analítico de Estudios (alumno con título en trámite) con detalle de materias, promedio y número de expediente.

 

4.1.6 Los ítems anteriores corresponden a trámites de título de pregrado, grado e intermedio de grado.

 

4.1.7 La solicitud de trámite de título de posgrado se recepcionará de acuerdo a lo detallado en el ítem. 4.1.2. Inmediatamente se solicita a la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua el expediente de inscripción de posgrado con la documentación respaldatoria.

 

4.1.8 Se solicita libre deuda de bibliotecas.

 

4.1.9 Lo anteriormente descripto se realiza de acuerdo al procedimiento de Inicio de Trámite PDTE01 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.2 En la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua: (SGPyEC)

 

Se realiza el control del Plan de Estudio a la carrera de posgrado y se verifica que haya cumplido con la totalidad de las obligaciones curriculares exigibles, adjuntando constancias de los actos administrativos que dispusieron su otorgamiento.

 

4.3 En la Dirección de Control de Títulos y Certificaciones (DCTC):

 

4.3.1 Se realizan los siguientes controles en los trámites de título de pregrado, grado e intermedio de grado:

a) Control de los datos filiatorios: se efectúa el control en el Formulario Solicitud de Título, el título secundario, el cuadro de materias contra copia certificada del DNI y la partida de nacimiento, si correspondiese.

b) Control Historia Académica: se realiza un control integral de la historia académica del alumno que inició el trámite de título, conforme el plan de estudio; se controlan también equivalencias, reválidas, convenios y todo requisito que corresponda. Se adjuntan constancias de los actos administrativos que dispusieron el otorgamiento.

c) Control Título Secundario: se realiza el control de los datos filiatorios del interesado, nombre del establecimiento educativo que expidió el título, localidad del establecimiento, título expedido, año de egreso y legalización ministerial. En caso de tratarse de un mayor de 25 años que no cuente con título secundario, se verifica que cuente con la Resolución del Consejo Superior Universitario donde conste la aceptación como ingresante a la UNS.

Si el interesado tiene un título secundario extranjero se controla que esté convalidado por el Ministerio de Educación y Deportes.

d) Control de la acreditación de la obtención de diplomas de títulos intermedios que prevea el plan de estudio.

e) Control de práctica médica: se realiza el control de la aptitud psicofísica del alumno en carreras de profesorado.

f) Control de Actas de Examen: se lleva a cabo verificando cada examen del cuadro de materias contra el acta original que se encuentra encuadernada en los Libros de Exámenes Finales o en los biblioratos de actas. Se corrobora el departamento académico, libro, folio, materia, fecha de examen, calificación, nombre, apellido, libreta universitaria/legajo, DNI, el Tribunal y sus firmas y la firma de las Autoridades del Departamento Académico.

g) En el caso de los Profesorados se registrará en el cuadro de materias, el número de resolución ministerial por el cual se otorgó reconocimiento oficial y su consecuente validez nacional.

h) Control en el cuadro de materias de la fecha de ingreso a la UNS y a la carrera contra la Ficha del Alumno.

i) Control de la fecha de egreso –día, mes y año- en la que el interesado ha cumplido la totalidad de las obligaciones académicas establecidas en el plan de estudio para ser considerado egresado.

 

4.3.2 Se realizarán los siguientes controles en los trámites de título de posgrado:

a) Control de los datos filiatorios: se efectúa el control en el Formulario Solicitud de Título, el título de grado, el cuadro de materias contra copia certificada del DNI y la partida de nacimiento, si correspondiese.

b) Control de título y diploma de grado: se controla los datos filiatorios contra copia DNI y se verifica que el diploma de grado esté legalizado por el Ministerio de Educación y Deportes. En el caso de que el egresado posea título de grado de una Universidad Extranjera, se controla que esté revalidado o convalidado. De no estarlo, se controla que esté agregada la nota – declaración jurada del interesado donde especifica que no hizo ejercicio de la profesión y que el diploma llevará la leyenda establecida por RM 416/2000. Asimismo, dejará constancia en la Planilla Control de Expediente que durante el desarrollo del posgrado el interesado no ha hecho ejercicio de la profesión y que el diploma que está tramitando no habilita para ejercicio profesional alguno en razón de haber ingresado con título de grado extranjero y que corresponde agregar al diploma la leyenda establecida por RM 416/2000.

d) Control de Actas de Examen: se lleva a cabo verificando cada examen del cuadro de materias contra el acta original que se encuentra encuadernada en los Libros de Exámenes Finales o en los biblioratos de actas, se corrobora libro, folio, materia, fecha de examen, calificación, nombre, apellido, libreta universitaria/legajo, DNI, el Tribunal y sus firmas y la firma de las Autoridades del Departamento Académico.

 

4.3.3 De no existir observaciones, realizado los controles de 4.3.1 o 4.3.2, la DCTC emitirá un informe favorable del trámite a la DTE, especificando que se han realizado todos los controles.

 

4.3.4 Si existieran observaciones se realizarán las gestiones necesarias para que el trámite sea resuelto. De no poder subsanarlas emitirá informe de la situación del trámite a la DTE a fin de resolverlo.

 

4.3.5 Lo anteriormente descripto se realiza de acuerdo al procedimiento Control de Plan y Actas PDCT01 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.4. En la Dirección de Títulos y Egresados (DTE)

4.4.1 Se realiza una verificación de todas las actuaciones obrantes en el expediente de solicitud de título y el control manual de promedios.

 

4.4.2 De no existir observaciones se emite la planilla de “Expedición de diploma” que será rubricada por la Dirección de Títulos y Egresados.

 

4.4.3 De existir observaciones, se determina el origen y se remite el expediente a la dependencia que corresponde subsane la situación.

 

4.4.4 Lo anteriormente descripto se realiza de acuerdo al procedimiento de Verificación PDTE02 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.5 En la Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica (SGA)

 

4.5.1 La Dirección Administrativa, verifica que se hayan cumplimentado los informes de la DCTC y la DTE, y que no existan observaciones pendientes de resolución.

 

4.5.2 De no estar cumplimentado 4.5.1 se remitirá el expediente a la DTE o a la DCTC según corresponda.

 

4.5.3 Cumplimentado 4.5.1 se procederá a inscribir al egresado en el Libro de Registro de Títulos y Diplomas, haciendo constar:

a) Los datos filiatorios del interesado, nombre y apellido completos, lugar de nacimiento, número y tipo de documento de acuerdo con la copia del DNI y el acta de nacimiento si correspondiese.

b) Número de expediente del trámite de solicitud de título.

c) Denominación completa del título.

d) Fecha de egreso.

e) Fecha de expedición del título que se otorga.

f) Número de asiento en el Libro de Títulos, esto es registro y folio.

g) Nómina del personal y de las Autoridades de Gestión firmantes.

h) Número de diploma por el cual se expidió el título.

 

4.5.3 Cumplida y controlada la registración, la Autoridad de Gestión de la Secretaría General Académica, tomará intervención a efectos de la firma de los datos de expedición, autorizando de esta manera a la Dirección de Títulos y Egresados a expedir el diploma correspondiente.

 

4.5.4 El Libro de Registro de Títulos y Diplomas se encuentra en custodia de la Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica.

 

4.5.5 Lo anteriormente descripto se realiza de acuerdo al procedimiento Registro de Título PSGA01 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.6 En la Dirección de Títulos y Egresados (DTE)

4.6.1 Impresión de documentos: La DTE será la responsable de la confección y emisión de los diplomas y certificados analíticos de egreso. Se imprime el diploma y el certificado analítico de egreso sin enmiendas ni raspaduras para ser legalizados en los Ministerios y conforme lo establecido por el procedimiento Confección Certificado de Egreso y Diploma PDTE04 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.6.2 Error u omisión en la impresión: Si se detecta un error u omisión en la impresión del diploma por el cual corresponda rehacerlo, se procederá de acuerdo al procedimiento Confección Certificado de Egreso y Diploma PDTE04 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.6.3 Diploma y certificado son rubricados por las Autoridades de Gestión de Rectorado, de la Unidad Académica y del Guardasellos, previa intervención de la Dirección de Títulos y Egresados que con su firma certifica que se encuentran ambos documentos en condiciones para la firma de las autoridades, acreditando su correcta confección.

 

4.6.4. Una vez rubricados los documentos, se procederá al ingreso de datos de los diplomas y certificados analíticos de egreso emitidos, al Sistema informático de Certificaciones (SICEr) de la Dirección Nacional de Gestión Universitaria, dependiente de la Secretaría de Políticas Universitarias de la Nación, en cumplimiento de las Disposiciones DNGU Nº 21/2009 y 22/2009. Con la emisión del remito correspondiente, se enviarán los documentos emitidos para su debida legalización por el Ministerio de Educación y Deportes. Una vez legalizados son ingresados al Ministerio de Interior de la Nación para su intervención. El envío de los documentos se realiza mediante condiciones controladas de acuerdo a lo previsto por el procedimiento de Preservación del Producto y/o servicio PSGC11 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.6.5 Legalizados los documentos permanecen en custodia en la Dirección de Títulos y Egresados hasta el acto de colación de grados del que el egresado participe o bien hasta que sea retirado por poder.

 

4.7. Acto de Colación de Grados

4.7.1 Corresponde a Rectorado la extensión y entrega de los diplomas académicos de pregrado, grado, intermedio de grado y posgrado que emita la Universidad en actos públicos a realizarse en sede de la misma y en la fecha que estime conveniente realizar. Constituye la colación de grados un acto académico solemne por el cual la Universidad otorga el diploma académico que corresponda de acuerdo a la normativa vigente a sus egresados.

 

4.7.2 La organización del acto de colación de grados se realizará de acuerdo al procedimiento de Entrega Pública de Diploma PDTE06 del Manual de del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur. La entrega de los diplomas es personal y bajo juramento obligatorio.

 

4.7.3 Los Egresados que por causas justificadas no pudieran esperar a la fecha establecida para el Acto de Colación Pública o concurrir a la ceremonia oficial podrán solicitar por nota una entrega en acto privado, la fecha y hora del mismo lo fija la Secretaría General Académica.

 

4.7.4 El egresado que no puede retirar personalmente su diploma por residir fuera de Bahía Blanca debe otorgar poder para retirar el diploma a una persona mayor de edad, ante Autoridad Judicial, Escribano de la localidad en que resida, o ante el Cónsul o Embajador Argentino en el supuesto de residir en otros países, o en la Dirección de Títulos y Egresados antes de partir.

El egresado debe prestar Juramento de Práctica ante Autoridad Judicial, Escribano de la localidad en que resida, o ante el Cónsul o Embajador Argentino en el supuesto de residir en otros países o bien antes de partir al exterior podrá anticipar el juramento en ceremonia privada ante el Rector de la Universidad Nacional del Sur.

Debe hacerlo por una de las fórmulas que se encuentran en vigencia en la Universidad Nacional del Sur.

4.7.5 La organización del acto de colación privado y entrega por poder se realizará de acuerdo al procedimiento de Entrega Privada y por Poder de Diploma PDTE07 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.8. DISPOSICIONES GENERALES

 

4.8.1 La Dirección de Títulos y Egresados tiene a su cargo la guarda y custodia de todo el material que hace a los mecanismos de seguridad que establezca la Universidad, a los efectos de expedición de los diplomas y certificaciones de estudios.

 

4.8.2 En caso de licencia, ausencia o impedimento de las Autoridades de Gestión firmantes señaladas en este reglamento, el reemplazo será dispuesto de acuerdo a lo establecido por el Estatuto de la Universidad Nacional del Sur, agotada esta vía, será dispuesto por el Rector. Para el caso de licencia de un Decano la decisión será a propuesta de la Unidad Académica de acuerdo con las normas vigentes y comunicado a la Dirección de Títulos y Egresados y a la Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica.

 

4.8.3 La autenticación de firmas en copia de los diplomas y certificaciones de estudios de egresados y graduados será efectuada por la Autoridad de Gestión de la Secretaría General Académica. Para la autenticación el interesado deberá presentar el original y fotocopia sin ninguna inscripción. La SGA hará constar en las fotocopias anverso y reverso la siguiente leyenda en tinta de color azul: “CERTIFICO que la presente fotocopia cuyo original he tenido a la vista es auténtica”.

 

4.8.4 Error u omisión en la impresión: Si se detecta un error u omisión en la impresión del diploma por el cual corresponda rehacerlo, se procederá de acuerdo al procedimiento Confección Certificado de Egreso y Diploma PDTE04 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.8.5 Destrucción de diplomas: El diploma debidamente inutilizado por la DTE permanecerá en custodia hasta su destrucción Se procederá a su destrucción de acuerdo al procedimiento Tratamiento de Diplomas Erróneos PDCT02 y al Procedimiento Destrucción de Diplomas PSGA02 del Manual de Procedimientos del Sistema Administrativo de Expedición y Entrega de Diplomas de Pregrado, Grado y Posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

 

4.8.6 Duplicado de diploma: En el caso de destrucción, sustracción, pérdida o deterioro del diploma original, el graduado podrá solicitar la expedición de “Duplicado de Diploma”. El trámite y expedición se realizará según lo establecido por la Resolución CSU-34/2011 y R-203/2013 y sus modificatorias.

 

4.8.7 Rectificación de datos del diploma: En los casos en que el diploma ya hubiere sido entregado al interesado, y que por una circunstancia ajena a la Universidad Nacional del Sur, afecte a algún dato volcado en el diploma, por ejemplo cambio de nacionalidad no se expedirá un nuevo diploma.

El trámite se iniciará en la Dirección de Títulos y Egresados, dejándose expresamente especificado el carácter de la solicitud y acompañando además la documentación de respaldo y el diploma entregado originalmente para ser rectificado. Toda la documentación se agregará al expediente de solicitud de título.

Posteriormente la Autoridad de Gestión de la SGA, tomará intervención a efectos de la firma de los datos agregados, se registrará la novedad en el Libro de Registro de Títulos y Diplomas. Se procederá a legalizar el documento en los Ministerios de la Nación.

 

4.8.8 La Dirección de Títulos y Egresados es responsable de la confección, emisión y actualización del Instructivo Trámite de Título que se entrega a los alumnos, para conocimiento de los pasos a seguir para iniciar el trámite de título así como las distintas secuencias de los mismos.

 

4.8.9 La Dirección de Control de Títulos y Certificaciones tiene a su cargo el control de los planes de estudios registrados en el sistema SIU Guaraní, deberá cotejar que los datos coincidan con los establecidos en las respectivas resoluciones de Consejo Superior Universitario por las que se aprueba e implementa cada plan de estudio.

 

4.8.10 La Dirección de Control de Títulos y Certificaciones tiene a su cargo la guarda y custodia de los Libros de Destrucción de Diplomas.

 

4.8.11 Toda situación no prevista en esta resolución, así como las dudas relacionadas con su interpretación serán resueltas por Rectorado, previo dictamen de la Dirección General de Asuntos Jurídicos e informe de la Dirección de Títulos y Egresados

 

MG. CLAUDIA PATRICIA LEGNINI

VICERRECTORA

DRA. GRACIELA BRIZUELA

SECRETARIA GENERAL ACADÉMICA

 

Nota: Por razones de espacio, sólo se publica el Anexo I de la presente resolución.