MODERNIZACION ADMINISTRATIVA -SISTEMA
DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA
Decreto 561/2016
Apruébase implementación.
Bs. As., 06/04/2016
VISTO la Ley N°
25.506, el Decreto N° 2628 del 19 de diciembre del 2002, el Decreto N° 333 del
19 de febrero de 1985, el Decreto N° 13 de fecha 10 de diciembre de 2015, el
Decreto N° 13 del 5 de enero de 2016 y el Expediente N° CUDAP: EXP-JGM
0005914/2016, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley N° 25.506 establece el valor
jurídico del documento electrónico, la firma electrónica y la firma digital, y
en su artículo 48 dispone que el Estado Nacional, dentro de las jurisdicciones
y entidades comprendidas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156, promoverá el uso
masivo de la firma digital de tal forma que posibilite el trámite de los
expedientes por vías simultáneas, búsquedas automáticas de la información y
seguimiento y control por parte del interesado, propendiendo a la progresiva despapelización.
Que por el
artículo 23 octies de la Ley de Ministerios (Ley N°
22.520, texto ordenado por Decreto N° 438/92, y sus modificatorias), se
estableció entre las competencias del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN las de
diseñar, coordinar e implementar la incorporación y mejoramiento de los
procesos, tecnologías, infraestructura informática y sistemas y tecnologías de
gestión de la Administración Pública Nacional; actuar como Autoridad de
Aplicación del régimen normativo que establece la infraestructura de firma
digital para el sector público nacional; e intervenir en el desarrollo de
sistemas tecnológicos con alcance transversal o comunes a los organismos y
entes de la Administración Pública Nacional, Centralizada y Descentralizada.
Que la creación del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN
se enmarca en las políticas del Gobierno Nacional tendientes a impulsar la
jerarquización del empleo público y su vínculo con las nuevas formas de gestión
que requiere un Estado moderno, como así también en el desarrollo de
tecnologías aplicadas a la Administración Pública Nacional Centralizada y
Descentralizada, que acerquen al ciudadano a la gestión de la Administración
Pública Nacional.
Que por el Decreto N° 13/16 se encomienda a la
SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN,
entre otras, las funciones de entender en las propuestas e iniciativas de
transformación, innovación, mejora continua e integración de los procesos
transversales y sistemas centrales de soporte de gestión del Sector Público
Nacional, a partir del desarrollo y coordinación de políticas, marcos
normativos, capacidades, instrumentos de apoyo y plataformas tecnológicas; y en
el marco regulatorio del régimen relativo a la validez legal del documento y
firma digital, así como intervenir en aquellos aspectos vinculados con la
incorporación de estos últimos a los circuitos de información del Sector
Público Nacional y con su archivo en medios alternativos al papel.
Que el fortalecimiento de las capacidades
institucionales del Sector Público Nacional requiere la implementación de
sistemas electrónicos de gestión documental, con el objetivo de acelerar los
trámites, aumentar la transparencia, facilitar el acceso a la información,
posibilitar la integración e interoperabilidad de los sistemas de información y
dotar a los organismos de una herramienta moderna para elevar la calidad de la
gestión.
Que en el marco
de la política de modernización de la Administración Pública que impulsa el
Gobierno Nacional, resulta necesario implementar en el ámbito del Sector Público
Nacional la paulatina y progresiva incorporación de diversas tecnologías a los
trámites, actuaciones y procedimientos de la Administración de modo de dotarlos
de mayores niveles de eficiencia, transparencia y accesibilidad.
Que actualmente se encuentran en desarrollo
diversos proyectos encaminados a la digitalización de procesos tales como el
sistema de compras electrónicas, el sistema de gestión integral de recursos
humanos y el sistema de gestión documental; estos procesos requieren
ineludiblemente del desarrollo de una plataforma horizontal que permita la
creación, registro y archivo de documentos electrónicos.
Que el empleo de dichos medios informáticos y
telemáticos en la sustanciación de las actuaciones y los expedientes
administrativos, permitirá mayor control y seguridad en la tramitación de los
mismos; posibilitará una única numeración y minimizará la utilización de
documentos basados en papel, sin menoscabo alguno a la seguridad jurídica.
Que paralelamente, con la adopción de dichas
medidas, se logrará incrementar el acceso a la información pública por parte de
la ciudadanía y se permitirá alcanzar mayor celeridad y simplificación en las
gestiones administrativas.
Que es necesario disponer de una plataforma de
gestión de expedientes y administración electrónica, que incluya la
compatibilidad y optimización de los procedimientos internos de gestión,
reemplazando los expedientes en papel por expedientes electrónicos integrados
en su totalidad por documentos digitales para lograr la despapelización
de la administración pública tal como lo prevé la Ley N° 25.506.
Que para reemplazar el expediente en papel por
el expediente electrónico, se requiere de un sistema electrónico de gestión
documental que contenga y administre todas las reglas para generar y almacenar
digitalmente documentos oficiales electrónicos, incluyendo funciones tales como
generación, comunicación, firma individual y firma conjunta entre funcionarios,
guarda y conservación, búsquedas por contenido, niveles de acceso, asignación de
fecha y hora, y otras funcionalidades que garanticen la disponibilidad de la
documentación oficial.
Que el Sector Público Nacional debe dotarse de
una infraestructura tecnológica robusta, escalable, sustentable en el tiempo y
eficiente, que tenga en miras aumentar la productividad, establecer una
estrategia común de implementación de sistemas, evitar la diversidad de
tecnologías tanto de software como de hardware, proporcionar servicios
avanzados de desarrollo, y facilitar la implantación.
Que las entidades
y jurisdicciones que componen el Sector Público Nacional cuentan con diferentes
sistemas de gestión documental, entre los que se encuentra el ComDoc, pero ninguno de ellos es totalmente electrónico
sino que mantienen el expediente en papel en forma simultánea.
Que es necesario entonces unificar el sistema
de gestión documental mediante el uso compartido de un mismo sistema que
permita la tramitación integral en formato electrónico, pases entre organismos
y accesos remotos, reemplazando el uso del papel.
Que el Decreto
N° 333/85 por el cual se aprueban las normas para la elaboración, redacción y
diligenciamiento de actos y documentación administrativa que se utilizan en las
actuaciones realizadas en soporte papel, no resulta de aplicación a los
documentos electrónicos dadas las características tecnológicas de los sistemas
informáticos.
Que a fin de optimizar la política de
implementación de sistemas transversales para la administración pública, es
necesario fortalecer el funcionamiento de la Infraestructura de Firma Digital
de la República Argentina mediante la asignación de las funciones y
obligaciones establecidas en los artículos 13 y 14 del Decreto N° 2628/02 a la
SECRETARIA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA y al MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN y
la función de organismo auditante a la SINDICATURA
GENERAL DE LA NACIÓN.
Que han tomado
debida intervención la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS del MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN y la DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS de la SECRETARÍA
LEGAL Y TÉCNICA de la PRESIDENCIA DE LA NACIÓN.
Que la presente
medida se dicta en ejercicio de las atribuciones conferidas por el artículo 99,
incisos 1 y 2 de la CONSTITUCIÓN NACIONAL.
Por ello,
EL PRESIDENTE DE LA NACIÓN ARGENTINA
DECRETA:
Artículo 1° — Apruébase la implementación del
sistema de Gestión Documental Electrónica —GDE— como sistema integrado de caratulación, numeración, seguimiento y registración de
movimientos de todas las actuaciones y expedientes del Sector Público Nacional.
Dicho sistema actuará como plataforma para la implementación de gestión de
expedientes electrónicos.
Art. 2° — Las
entidades y jurisdicciones enumeradas en el artículo 8° de la Ley N° 24.156 que
componen el Sector Público Nacional, deberán utilizar el sistema GDE para la
totalidad de las actuaciones administrativas, de acuerdo al cronograma que fije
el MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, en reemplazo del ComDoc
u otros sistemas de gestión documental en uso.
Art. 3° — Desígnase a la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, o a quién ésta
designe, como administradora del sistema GDE y en consecuencia le compete:
a) Administrar en forma integral el Sistema;
b) Habilitar a los administradores locales;
c) Actualizar el nomenclador de actuaciones y
de tratas;
d) Actualizar las tablas referenciales;
e) Asignar usuarios y permisos;
f) Auditar y
controlar el funcionamiento, los usuarios y el ingreso de datos al sistema;
g) Capacitar y
prestar asistencia a los administradores locales del sistema.
Art. 4° — A los fines de la implementación y funcionamiento del sistema GDE,
en los Ministerios, Secretarías y demás organismos que integran el Sector
Público Nacional, su máxima autoridad designará los funcionarios que actuarán
como Administradores Locales.
Art. 5° — Al Administrador Local le compete:
a) Habilitar a
los usuarios internos y asignarles los niveles de autorización operativa;
b) Actualizar las tablas de sectores internos de
la repartición;
c) Capacitar y
prestar asistencia a los usuarios internos de la repartición.
Art. 6° — Facúltase a la SECRETARÍA DE
MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN a dictar las
normas complementarias, aclaratorias y operativas necesarias para la
implementación del sistema aprobado por el artículo 1° del presente, y el
funcionamiento de los sistemas informáticos de gestión documental.
Art. 7° — La SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA, a través de la
SUBSECRETARÍA DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA, brindará la asistencia técnica y
capacitación necesarias para la implementación y funcionamiento del sistema GDE
en el Sector Público Nacional.
Art. 8° — Asígnanse al MINISTERIO DE
MODERNIZACIÓN, en su carácter de Autoridad de Aplicación de la Infraestructura
de Firma Digital de la República Argentina, las funciones establecidas en los
incisos a), d) e i) del artículo 13 del Decreto N° 2628/02. Asimismo, fijará
los aranceles establecidos en el artículo 16 del citado Decreto N° 2628/02.
Art. 9° — Asígnanse a la SECRETARÍA DE MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA del
MINISTERIO DE MODERNIZACIÓN, las funciones establecidas en los incisos b), c),
e), f), g), h), j), k), I), m), n), o) y p) del artículo 13 y las obligaciones
definidas en el artículo 14, ambas del Decreto N° 2628/02.
Art. 10. — Instrúyese a la SINDICATURA GENERAL DE LA NACIÓN para realizar las
auditorías previstas en el Capítulo VII de la Ley N° 25.506. Los certificadores
licenciados o en proceso de licenciamiento pertenecientes al sector privado
abonarán el arancel de auditoría que fije el ente licenciante.
Art. 11. — Las normas contenidas en el Decreto N° 333/85 y
sus normas complementarias y modificatorias no se aplican al sistema que se
aprueba en el Artículo 1°.
Art. 12. — Comuníquese, publíquese, dése a la Dirección Nacional del Registro Oficial y archívese. — MACRI. — Marcos Peña. — Andrés H. Ibarra.