MODALIDAD OPERATIVA
La responsabilidad primaria de la Dirección esta dada por la representación, en forma de edición gráfica y su correlativa expresión electrónica constituida por una página WEB del Digesto Administrativo.
Siendo por definición el Digesto, un cuerpo que contiene las disposiciones normativas, administrativas y académicas vigentes debidamente clasificadas según una codificación que facilita la ubicación y posterior disponibilidad de las mismas.
En sí la publicación constituye un medio cuyo fin es propender a contar con una sección en donde, luego de un proceso de recopilación, ordenamiento y clasificación temática cronológica, sea fuente de información legislativa, jurisprudencial y reglamentaria.
Se genera así la apertura de una dependencia que mediante instrumentos de difusión logra una proyección y alcance masivo
El accionar del Boletín Oficial está basado en la inserción de toda norma que posea características o cualidades reglamentarias, lo que implica que no se incluyen expresiones normativas de movimiento de personal; proyectos individuales de investigación; otorgamientos de becas o subsidios; contrataciones; temas esporádicos y puntuales; eventos de difusión; sanciones disciplinarias; jubilaciones, etc., solamente se indican o incluyen a agentes cuando son llamados a ocupar cargos o funciones estatutarias y los que integran comisiones conformadas para desarrollar misiones o estudios específicos.
Se debe poseer conocimiento exhaustivo del objetivo, funciones y necesidades de cada órgano o dependencia existente en la apertura estructural de la Universidad, como asimismo las facultades, misiones y atribuciones de funcionarios o autoridades superiores y de las áreas académicas que requieren atención a la temática que le es propia.
Las premisas de operatividad podrían delinearse bajo las siguientes pautas:
1.-En el caso de que se dejara sin efecto total o parcialmente una reglamentación anterior, la misma se mantendrá como antecedente en un índice general.
2.-Ante una norma que haga referencia modifique o derogue a otras anteriores, que ya hayan sido publicadas, es conveniente hacer la mención correspondiente.
3.-Toda la información debe resguardarse en forma múltiple tanto vía gráfica, original, fotocopiado y electrónica, de ser ello viable.
4.-Para mantener el espacio material gráfico en cada edición, es apropiado atenerse a ciertas premisas, cuando se cuenta con normativas sumamente extensas y cuyo interés está muy restringido a un sector o faceta determinada. Ejemplo de ello serian:
a) Planes de estudios (que suelen insumir más de 20 o 30 hojas, dado que se incluye el perfil de la carrera, carga horaria discriminada, contenido de asignaturas, régimen de correlatividades, reglamento de seminarios, trabajos finales y orientaciones, etc.). Por ello se publica la parte resolutiva y listado de asignaturas que la componen.
b) Presupuesto, cuando se trata de ejercicio anual no es posible incluir las planillas discriminadas en los diversos anexos, dado que su densidad desbordaría la capacidad de cada tirada. Por ello se inserta la parte resolutiva. Cuando son accesibles la o las planillas generales distributivas en los casos que incluyan asignación de partidas especiales (Ciencia y Tecnología, FOMEC, Planta Docente, Etc.) se publican íntegramente.
c) En el caso de reglamentos concursales de cargos no universitarios también se los inserta sin anexos, pues llegan a poseer una densidad excesiva de páginas. Además son eminentemente puntuales y ello hace perder el interés de suscriptores y destinatarios generales.
d) Convenios: salvo casos muy excepcionales, normalmente en la Resolución aprobatoria no se incluyen el texto íntegro. Obrando en consecuencia se la condensa, indicándose Número de Resolución y año, ente con quien se firma, objeto del mismo y expediente en donde obra.
e) Obra Social: al igual que en d) se las resume cuando se trata de nuevas prestaciones. No se imprime igual tratamiento a las reglamentaciones.
En todos los casos mencionados a título de ejemplo, ya sea eliminación de anexos o condensación de contenido, es imperativo la identificación numérica y año, actuación en la que obra y mención de la causal por la cual se procedió en tal sentido.
5.- La distribución en el edificio del Rectorado se realiza en forma personalizada. Por Correo Interno a las Unidades Académicas, C.E.M.S., Centros de Estudiantes y Docentes Auxiliares. Mediante Correo Argentino se hace llegar al Ministerio de Cultura y Educación, Universidades Nacionales y Justicia Federal Bahía Blanca.
6.- La publicación es mensual y su fecha de emisión depende de la cantidad de normas que se emitan; el tiempo de acceso a las mismas, el cargado al sistema computarizado, contralor de cada texto, correcciones eventuales, y estructuración de su diagramación cuando se incluyen diagramas y cuadros. Considerar la incidencia natural dada por el lapso de impresión, armado y abrochado por parte del sector de imprenta.
7.- Anualmente cuando se distribuye el número del boletín en donde consta el índice temático cronológico correspondiente, se suministra una copia en diskette a las Autoridades Superiores, Direcciones Administrativas Generales y Directores-Decanos. Para su utilización sectorial y por si se lo desea cargar las actualizaciones que se produzcan en el transcurso del año.
8.- De cada ejemplar del Boletín Oficial es necesario reservar en archivo un mínimo óptimo que rondaría la cifra de 10 o más. Siempre tener precaución con aquellos en donde se han incluido ciertas normas que luego serán requeridas reiteradamente V.G., Reglamentos de Concursos, Licencias, Incompatibilidades, Régimen Electoral, Exámenes, Estatuto, Etc.