IMPLEMENTAR
EN LA UNS EL EXPEDIENTE ELECTRÓNICO INTEGRADO MEDIANTE EL SISTEMA ÚNICO
DOCUMENTAL, SUDOCU.
Resolución
CSU-263/22
Expte
1560/2022
BAHÍA BLANCA, 12 de mayo de 2022
VISTO:
La nota de la Secretaría General
de Relaciones Institucionales y Planeamiento, de fecha 26 de abril de 2022, por
la cual se eleva el proyecto para la implementación del Expediente Electrónico
Integrado en el ámbito de la Universidad Nacional del Sur, mediante el Sistema
Único Documental (SUDOCU);
La resolución CSU-139/2006, que
establece las funciones de la Dirección General de Sistemas de Información y la
Dirección General de Telecomunicaciones;
La resolución CSU-616/2021 que
crea la Dirección de Gestión y Seguridad de la información;
La resolución CSU-311/2015 y su
modificatoria CSU-214/2018, que aprueban el mecanismo de Firma digital y
domicilio electrónico dentro de la UNS;
La resolución CSU-325/2012 que
aprueba el Plan Estratégico Institucional; y
CONSIDERANDO:
Que el Expediente Electrónico
Integrado y el Sistema Único Documental SUDOCU, fue elegido por el Consejo
Interuniversitario Nacional (CIN) para ser implementado en todo el sistema
universitario nacional, dada su potencialidad para agilizar los procesos
administrativos y avanzar en la ecología del papel, además de brindar mayores
posibilidades de versatilidad y adaptación a las instituciones universitarias
para el manejo de sus datos y circuitos, con un alto grado de seguridad;
Que el mencionado Sistema fue
desarrollado por la Universidad Nacional de General Sarmiento, para la
digitalización e integración de la información que circula en las
universidades;
Que entre las ventajas del
Expediente Electrónico Integrado y el sistema SUDOCU se encuentran: integración
de múltiples fuentes de datos en una plataforma unificada, permitiendo
establecer y descubrir vínculos y matrices de relación entre los documentos,
sus ciclos de vida y las/os actores intervinientes, posibilidad de integración
de las bases SIU Guaraní (estudiantes y docentes), SIU-Mapuche (docentes, no
docentes), SIU-Pilagá /SIU-Diaguita (proveedores e
instituciones). Además, permite crear y gestionar documentos, hacer un
seguimiento de los mismos y diagramar circuitos de tramitación;
Que un sistema de esta
naturaleza, permite que todo trámite permanezca en un circuito totalmente
electrónico o digital, sin requerir la instancia de papel en ninguna etapa,
además de facilitar el seguimiento instantáneo del mismo;
Que el trabajo previo a la
implementación y el funcionamiento integral del Sistema, implica diversas
tareas, instalación, revisiones técnicas, definiciones de áreas y usuarias/os y
su posterior carga, para lo que se realizará un previo análisis de las
estructuras para su adecuación a la citada tarea, entre otras;
Que asimismo deberán coordinarse
y organizarse las tareas de capacitación del personal administrativo y de
dirección de la Universidad Nacional del Sur;
Que durante el periodo que
demande la implementación del Expediente Electrónico Integrado resulta
necesario asegurar el normal funcionamiento administrativo de la Universidad;
Que durante la emergencia
producida a raíz de la pandemia, la imposibilidad de tramitar normalmente
expedientes en formato papel, impulsó el uso generalizado de documentación en
formato electrónico en todas las dependencias de la UNS, lo que posibilitó
mantener el funcionamiento administrativo de la institución;
Que esta circunstancia se vio
posibilitada por ser la UNS una autoridad de registro de Firma Digital, lo que
facilitó la transición rápida al uso de documentos electrónicos;
Que una vez superada la
emergencia que impedía la normal concurrencia del personal administrativo a sus
lugares de trabajo, se presenta la disyuntiva de volver al expediente en
formato papel hasta tanto se instale el Expediente Electrónico Integrado, o
bien seguir utilizando documentos en formato digital durante la transición;
Que, desde el punto de vista de
la seguridad de la información, la situación actual de circulación de
documentos en formato digital adolece de numerosas vulnerabilidades, en cuanto
a su integridad, imposibilidad de auditoría, imposibilidad de controlar y/o
limitar usuarios con potencial acceso a documentación en forma centralizada,
inadecuada estandarización en los procedimientos, irregular capacitación del
personal, entre otras;
Que la modalidad de expedientes
en formato papel adolece de similares vulnerabilidades y limitaciones en cuanto
a la integridad y disponibilidad que son conocidas;
Que más allá de la superación de
las restricciones impuestas por la pandemia, resulta conveniente preservar la
circulación electrónica de expedientes y documentación atento
a la agilidad y visibilidad que se gana en la tramitación;
Que de optarse por preservar la
tramitación de expedientes y documentos en forma digital en la transición al
Expediente Digital Integrado, resulta necesario ordenar y estandarizar su
funcionamiento, mejorando la seguridad en la tramitación, a la vez que
manteniendo la celeridad y eficacia que brinda el giro de documentos en forma
electrónica;
Que la Dirección General de
Asuntos Jurídicos y la Unidad de Auditoría Interna informan que no hay objeciones
reglamentarias para implementar lo propuesto;
Que el Consejo Superior
Universitario aprobó, en su reunión del 11 de mayo de 2022, lo aconsejado por
su Comisión de Planeamiento;
POR ELLO,
EL CONSEJO SUPERIOR
UNIVERSITARIO RESUELVE:
ARTÍCULO 1º: Implementar, en el
ámbito de la Universidad Nacional del Sur, el Expediente Electrónico Integrado
mediante el Sistema Único Documental, SUDOCU.
ARTÍCULO 2º: Disponer que la
Secretaría General Técnica y la Secretaría de Relaciones Institucionales y
Planeamiento, coordinen las gestiones necesarias a efectos de la puesta en
marcha del Sistema Único Documental de manera prioritaria.
ARTÍCULO 3º: Disponer que, en el
periodo de transición hasta la implementación efectiva del Expediente
Electrónico Integrado, se mantenga el uso de documentación en formato digital
sin necesidad de confeccionar Expedientes en formato papel.
ARTÍCULO 4º: Encargar a la
Secretaría General Técnica y la Secretaría de Relaciones Institucionales y
Planeamiento la elaboración y mantenimiento de una Guía de Tramitación de
Expedientes durante la transición al Expediente Electrónico Integrado, al que
deberá ajustarse el giro de Expedientes en la UNS.
ARTÍCULO 5°: Pase a la Secretaría
General de Relaciones Institucionales y Planeamiento y Secretaría General
Técnica para su conocimiento y demás efectos. Tomen razón todas las
dependencias de la UNS. Dese a la Dirección General de Boletín Oficial y
Digesto para su publicación. Cumplido, archívese.
DR. DANIEL A. VEGA
RECTOR
DRA. ANDREA S. CASTELLANO
SEC. GRAL. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO