ORGANIZACIÓN
ADMINISTRATIVA
PLAZOS CONSERVACION DE DOCUMENTACION
(DEROGA R-725/76, CSU-262/86; R-449/93; R-987/98 y
R-181/99.)
Resolución CSU- 343/11
Expte. 1104/1993
Bahía Blanca, 9 de junio de
2011
VISTO:
La
necesidad de unificar y reordenar lo normado sobre los plazos mínimos de
conservación de documentación administrativa, académica y contable de
CONSIDERANDO:
Que
tanto el Decreto 1571/81, como las Resoluciones R-725/76, CSU-262/86, R-449/93;
R-987/98 y R-181/99 fijan pautas sobre el plazo para la conservación de
documentos;
Que para una gestión administrativa más eficiente y a
efectos de lograr un mejor aprovechamiento de los espacios físicos de
Que siendo facultad del Consejo Superior Universitario
el “dictado de ordenanzas atinentes al buen gobierno de
Que se ha procedido a cambiar el nombre de algunas
dependencias para ajustarlas a su denominación actual;
Que mucha documentación ya no es llevada en el ámbito
de
Lo dictaminado en varias oportunidades
(Dictámenes Nº
5969 y Nº 6276) por el Servicio Jurídico de
Lo aconsejado por
Que se ha consultado a las Direcciones Generales de
Economía y Finanzas, de Personal y de Alumnos y Estudios; así como a todas las
unidades académicas;
Que el Consejo Superior Universitario aprobó, en su
reunión del 8 de junio de 2011, lo
dictaminado por su Comisión de Interpretación y Reglamento.
POR
ELLO,
EL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
RESUELVE:
ARTÍCULO 1°: Aprobar
ARTÍCULO 2°:
Para proceder a la destrucción de la
documentación se labrará un acta firmada por el Director General o el Director
Decano, según corresponda, y por el Director del Área, indicando el fin dado al material, a
excepción de la indicada en los puntos 1 y 2 del título “IV SOLO DEPARTAMENTOS
ACADEMICOS” que podrá ser destruida por el docente a cargo de su guarda, en el
primer punto y por el Director Decano, en el segundo y tercer punto.
ARTÍCULO 3°:
El control del cumplimiento de la
presente estará a cargo del señor Auditor General.
ARTÍCULO 4º: Deróganse las Resoluciones
R-725/76, CSU-262/86; R-449/93; R-987/98 y R-181/99.
ARTÍCULO 5°:
Será de aplicación supletoria lo
dispuesto por el Decreto 1571/81 sobre Tablas de plazos mínimos de conservación
de los documentos de personal y control.
ARTÍCULO 6º: Comuníquese a los Departamentos Académicos;
Secretarías de Rectorado, Unidad de Auditoria Interna y a
las Direcciones Generales de Alumnos y Estudio, Economía y Finanzas y Personal,
pase al Boletín Oficial para su publicación, cumplido, archívese.
MG. MARIA DEL CARMEN VAQUERO VICERRECTORA UNS
DR. DIEGO DUPRAT
SEC. GRAL. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
ANEXO I
Resolución CSU-343/2011
I.
DIRECCION GENERAL DE ECONOMIA Y FINANZAS
DIRECCION
DE CONTRATACIONES
1)
Antecedentes de licitaciones. (exp. orig.): 10
años.
2)
Antecedentes planillas de licitaciones (duplic.): 10 años.
3)
Antecedentes licitaciones de obras (exp. original y planos): permanente.
4)
Libro Registro Órdenes de Compra (informatizado): 10 años.
DIRECCION
DE LIQUIDACIONES Y RENDICION DE CUENTAS
1) Comprobantes Rendición de Cuentas. Otros gastos
(original): 10 años (texto modif. por
Res. R-181/99)
2) Recibos
de haberes (original para
3) Recibos
de haberes (original para
4) Recibos
de haberes (duplicado no firmado por el agente): 1 año.
DIRECCION
DE PATRIMONIO
1)
Comprobantes que hacen al Patrimonio UNS: 10 años.
DIRECCION
DE CONTABILIDAD
1)
Parte de caja (dupl.): 5 años.
2)
Órdenes de pago (indiv. y cuadrup.):
5 años.
3)
Comprobantes de ingresos: 5 años.
DIRECCION
DE TESORERIA
1)
Planillas de caja (orig): 10 años.
2)
Resúmenes bancarios (orig.): 10 años.
3)
Boletas de depósitos judiciales (dupl.): 10 años.
4)
Constancia de pago a proveedores: 10
años.
5)
Comprobantes de recaudaciones (recibos): 10
años.
6)
Partes diarios Tesorería (orig.): 10 años (texto modif. por Res.R-987/98)
7)
Listados de pagos a personal: 10
años (de aprobado el balance).
8)
Notas internas: 5 años.
9)
Notas vinculadas con terceros: 10 años.
II.
DIRECCION GENERAL DE PERSONAL
1)
Planillas de sueldos (dupl.): permanente.
2)
DDJJ Salario Familiar (original): permanente.
3)
Certificados de escolaridad – último nivel presentado (orig.):
permanente.
5)
Solicitud Seg. Vida Oblig. y
Colectivo (dupl.): 6 meses de finalizada la
relación laboral de cada agente.
6)
Solicitud Seguro de Vida (dupl.): 6 meses de finalizada la relación laboral de cada agente.
7)
Oficios judiciales, embargos (orig.): 10 años.
8)
DDJJ anual Imp. Ganancias F 648 (orig.): 6 años.
9)
DDJJ Agente retención, datos personales y deducciones F572 (orig.):
6 años.
10)
Reintegro haberes (dupl.): 10 años.
11)
Renuncias (dupl.): Permanente en el Legajo Personal.
12)
Información novedades por dependencia (orig.): 3 años.
13)
Asignación prenatal (orig.): permanente en el Legajo Personal.
14)
Solicitudes de Horas Extraordinarias dispuestas su acreditación: 3 años
15)
Planillas de Licencias/Justificación de inasistencias: 1 año
16)
Registro Horario y Partes de Asistencia: 3
años.
17)
Cambios de Horarios permanentes: permanente
en Legajo Personal.
18)
Sanciones: permanente en Legajo Personal
19)
Memos y cálculos de Licencia Anual Ordinaria: 3 años
20)
Certificados extendidos no retirados por el interesado: 1 año.
21)
Certificados de Discapacidad: permanente
en Legajo Personal
22)
Declaraciones Juradas Patrimoniales remitidas a
III.
DIRECCION GENERAL DE ALUMNOS Y ESTUDIO y DEPARTAMENTOS ACADÉMICOS.
1) Actas de exámenes finales y promoción: permanente.
Cuando
razones de espacio impongan la necesidad de destruir el ejemplar de estos
documentos en poder de los Departamentos Académicos, la autoridad departamental
así lo solicitará al Consejo Superior Universitario quien autorizará o no dicha destrucción,
previa citación por edictos de los eventuales interesados. Sólo procederá este
pedido cuando los documentos tuvieran una antigüedad no menor a 10 años.
2) Actas de Trabajos Prácticos: 5 años.
IV. SOLO DEPARTAMENTOS ACADEMICOS.
1) Exámenes parciales y finales, trabajos prácticos,
trabajos de seminarios, tesinas, monografías y toda documentación que ha
servido de evaluación del alumno: 3 años
desde la fecha de finalización del cuatrimestre.
2) Encuestas al personal docente: 3 años.
3) Exámenes de diagnóstico y nivelación: 3 meses contados desde la publicación de
los resultados.
MG. MARIA DEL CARMEN VAQUERO
VICERRECTORA UNS
DR. DIEGO DUPRAT
SEC. GRAL. CONSEJO SUPERIOR
UNIVERSITARIO