ACTAS
DE CURSADOS CARRERAS DE PREGRADO Y GRADO / GENERACIÓN, FIRMA, CIERRE, REGISTRO
Y GUARDA / HISTORIA ACADÉMICA Modif. Anexo I
CSU-256/20.
Resolución CSU-361/22
Expte. 33/05
BAHIA BLANCA, 16
de junio de 2022
VISTO:
La
resolución CSU-256/2020 que aprueba la reglamentación de las instancias
administrativas de la generación, firma, cierre, registro y guarda de Actas de
Cursados en la historia académica de las/os alumnas/os de las carreras de
pregrado y grado de la Universidad Nacional del Sur; y
CONSIDERANDO:
Que la
Dirección General de Sistemas de Información realizó mejoras en el sistema SIU
Guaraní incluyendo la operación de cierre de Actas de cursado en los
Departamentos Académicos;
Que esta
mejora en el sistema permite optimizar las instancias administrativas de la
generación, firma, cierre, registro y guarda de Actas de cursados en la historia
académica de las/os alumnas/os de las carreras de pregrado y grado de la
Universidad Nacional del Sur;
Que a
partir de su implementación los Departamentos Académicos no deben remitir las
Actas de cursado a la Dirección General de Gestión Académica y de esta manera
se evita la duplicidad de archivo y asimismo se optimiza la gestión
administrativa del proceso; Que administrar el flujo de documentos externos e
internos que forman parte de los procesos resulta una acción fundamental que
mejora la performance de los equipos de trabajo y, por ende, la optimización de
los procedimientos;
Que es
una meta de la Secretaría General Académica, orientar esfuerzos a garantizar
una gestión eficaz utilizando su sistema de gestión de la calidad en la
historia académica con la clara intención de mejorar los procesos;
Que, por
tal motivo, es necesario adecuar la normativa de las instancias administrativas
referentes al registro de Actas de cursados en la historia académica de las/os
alumnas/os de pregrado y grado de la Universidad Nacional del Sur;
Que el
Consejo Superior Universitario aprobó, sobre tablas, en su reunión del 15 de
junio de 2022, lo aconsejado por su Comisión de Enseñanza;
Que lo
aprobado se encuentra encuadrado en el eje estratégico 1-Gestión Institucional
y el eje estratégico 2-Gestión de la Calidad Académica del Plan Estratégico
Institucional aprobado por resolución CSU-325/2012;
POR
ELLO,
EL
CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO RESUELVE:
ARTÍCULO
1º: Modificar el Anexo I de la resolución CSU-256/20, referida a las instancias
administrativas de la generación, firma, cierre, registro y guarda de Actas de
cursados en la historia académica de las/os alumnas/os de las carreras de
pregrado y grado de la Universidad Nacional del Sur, según el texto que corre
como Anexo 1 de la presente resolución.
ARTÍCULO
2º: La Dirección General de Gestión Académica será la encargada de confeccionar
los instructivos correspondientes a tal efecto, y de informar y capacitar sobre
los mismos a la administración de cada Departamento Académico.
ARTÍCULO
3º: Autorizar a la Dirección General de Gestión Académica a destruir los
documentos de Actas de cursado archivados en dicha Dirección General, a fin de
liberar espacio, una vez cumplido el plazo que establece la resolución CSU-343/2011.
ARTÍCULO
4º: Autorizar a la Secretaría General Académica para instrumentar y
cumplimentar lo dispuesto por esta resolución.
ARTÍCULO
5º: Pase a la Secretaría General Académica y a la Dirección de Gestión
Administrativa Curricular a sus efectos. Tomen razón los Departamentos
Académicos. Cumplido, archívese.
DR. DANIEL
ALBERTO VEGA
RECTOR
UNIVERSIDAD
NACIONAL DEL SUR
DRA. ANDREA
CASTELLANO
SEC. GRAL.
CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO
ANEXO I
Res.
CSU-361/22
REGLAMENTACIÓN
DE LAS INSTANCIAS ADMINISTRATIVAS DE GENERACIÓN, CIERRE, REGISTRO Y GUARDA DE
ACTAS DE CURSADO
Objetivo: contribuir a
mejorar la gestión de las distintas áreas que intervienen en el proceso de
generación, calificación, firma, recepción, cierre y guarda de actas de
cursado.
1.
Generación Actas de Cursado, Cierre, Registro y Guarda
1.1.
La Dirección de Gestión Administrativa Curricular (DGAC) es la responsable de
generar las Actas de Cursado con las inscripciones a cursar materias
en estado activa y/o exceptuado, con la finalidad de habilitar a las y
los docentes a registrar la calificación del cursado de una materia.
1.2.
Una vez calificada el acta de cursado, por la o el docente, a través de la
aplicación informática vigente, procede a remitir el acta en formato PDF, a
través de su correo electrónico institucional al correo institucional del
Departamento Académico autorizado a tal efecto.
1.3.
El departamento Académico es el responsable de cerrar, archivar y guardar las
actas de cursado. Una vez cerrada el acta no se podrá modificar.
1.4.
Al confirmar la/el docente la carga de las calificaciones en un acta, los
resultados se reflejan a partir de ese momento en la historia académica como
“cierre parcial” hasta tanto se cierre definitivamente el acta. A partir de ese
momento se visualiza “Cursada”
1.5.
La DGAC es la responsable de controlar el cierre de Actas de Cursado en cada
periodo lectivo.
1.6.
Si es necesario modificar la calificación de un acta de cursado cerrada debe
hacerse a través de un Acta Rectificativa de Cursado con la siguiente
metodología:
a.
El Consejo Departamental autoriza la modificación de la nota por medio de una
Resolución que debe ser enviada a la DGAC en formato PDF, al correo electrónico
exclusivo otorgado por la DGAC para el envío de actas por Departamento
Académico, agregando en el asunto: Resolución acta de cursado.
b.
La DGAC genera el Acta Rectificativa de Cursado en formato PDF y la envía al
Departamento Académico con el fin de que la/el Directora/or
Decana/o o Secretaria/o Académica/o la firme
digitalmente y la envíe desde su correo institucional o desde la cuenta
autorizada por las Autoridades de Gestión del Departamento Académico al correo
electrónico exclusivo otorgado por la DGAC para el envío de actas por
Departamento Académico, agregando en el asunto: Acta de Cursado Rectificada
1.7.
Si es necesario agregar alguna/algún alumna/o por vía de excepción en un acta
de cursado cerrada debe hacerse a través de un Acta de Cursado Complementaria
con la siguiente metodología:
a.
La DGAC genera el Acta de Cursado Complementaria en formato PDF y la envía al
Departamento Académico con el fin de que la/el docente registre la
calificación.
b.
Una vez calificada la gira a la/el Directora/or
Decana/o o Secretaria/o Académica/o para que la firme
digitalmente y la envíe desde su correo institucional o desde la cuenta
autorizada por las Autoridades de Gestión del Departamento Académico, al correo
electrónico exclusivo otorgado por la DGAC para el envío de actas por
Departamento Académico, agregando en el asunto: Acta de Cursado Complementaria
1.8.
La DGAC al momento de recepcionar las Actas de
Cursado, las actas rectificativas de cursado o las actas de cursado
complementaria controla:
a.
Firma digital de la/del Directora/or Decana/o o Secretaria/o Académica/o del archivo
b.
Que el Acta de promoción asociada al Acta de cursado esté cerrada
1.9.
El incumplimiento de lo detallado anteriormente autoriza a la DGAC a rechazar
sin más trámite las actas rectificativas de cursado y/o las actas de cursado
complementarias mientras no se complete la documentación o se subsanen los
defectos que en cada caso se especificarán al Departamento Académico.
2.
Guarda de las Actas de Cursado:
2.1.
El Departamento Académico es el responsable de la guarda de las Actas de
Cursados incluyendo las rectificativas y complementarias. La guarda deberá
hacerse en formato digital y por un plazo mínimo de cinco (5) años, de acuerdo
con lo establecido por la Res. CSU-343/2011. Esta responsabilidad de las
Unidades Académicas conlleva en adelante la exclusión de la responsabilidad del
plazo mínimo de conservación por parte de la Dirección General Académica,
establecida en el Anexo I (III, ítem 2) de la citada resolución.
DR. DANIEL
ALBERTO VEGA
RECTOR
UNIVERSIDAD
NACIONAL DEL SUR
DRA. ANDREA
CASTELLANO
SEC.
GRAL. CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO