SISTEMA DE
CIRCULACIÓN DE DOCUMENTACIÓN (COMDOC II)
UTILIZACIÓN / TRAMITES INTERNOS
Resolución R-285/05
BAHIA BLANCA, 26 de abril de 2005
VISTO:
La
existencia de diferentes mecanismos manuales e informatizados para registrar la
documentación institucional y sus transferencias;
Las
dificultades existentes para el seguimiento y la búsqueda de la documentación
institucional;
La
centralización en la Mesa General de Entradas del registro de expedientes y sus
transferencias; y
CONSIDERANDO:
Que
el Sistema de Información Universitaria (SIU) forma parte del Programa de
Reforma de la Educación Superior existente en la Secretaría de Educación
Superior del Ministerio de Cultura y Educación de la Nación;
Que
el Sistema de información Universitaria (SIU) ha seleccionado el Sistema de
Circulación de Documentación (COMDOC II) para su implementación en el ámbito
universitario;
Que
el COMDOC II permite conformar en la Universidad, una base de datos
centralizada con información de los documentos y sus transferencias;
Que
la Universidad Nacional del Sur cuenta actualmente con diversos sistemas
informáticos y manuales de gestión de documentación que hoy resultan obsoletos;
Que
el COMDOC II ha sido construido con herramientas de última generación que dan
un mayor grado de seguridad y confiabilidad de los datos;
Que
el COMDOC II posibilita una administración de la información más eficiente y
transparente, permitiendo descentralizar la gestión de la documentación;
Que
la Universidad ha invertido en equipamiento valioso e imprescindible para la
implementación de un sistema de circulación de documentación;
Que
la Universidad ha formado los recursos humanos en el manejo del Sistema de
Circulación de Documentación COMDOC II;
POR
ELLO,
EL VICERRECTOR DE LA
UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR
R E S U E L V E :
ARTICULO 1º).- Adoptar y utilizar el COMDOC II en
todo el ámbito de la Universidad como único sistema de Registración y
Circulación de Documentación, esto implica:
1.
Que todas las
dependencias de la Universidad que reciben Expedientes, Actuaciones de Pago, Legajos de Compras, Anexos de
Expedientes y/o otros Documentos ingresados a dicho sistema realicen la
aceptación o rechazo de los Remitos de transferencia.
2.
Que todas las
dependencias de la Universidad que realicen el traslado o envío de
documentación a otras dependencias o áreas, generen y adjunten a la
documentación, el correspondiente Remito generado con el COMDOCII.
3.
Que todas las
dependencias que generen documentación propia que debe ser transferida a otras
áreas, la ingresen en el COMDOC II, iniciándolas con la descripción “Trámite
Interno” y registrando en el documento físico el número correspondiente.
4.
Que ninguna dependencia
acepte transferencias de la documentación ingresada al COMDOC II sin su
correspondiente remito.
ARTICULO 2º).- Aprobar el Plan de Implementación del
COMDOC II, en lo referente a los “Trámites Internos”, en la Universidad
Nacional del Sur, que consta como Anexo I de la presente resolución.
ARTICULO 3º).- Designar al Programa de Desarrollo
Informático para realizar la implementación técnica del proyecto y la
capacitación del personal administrativo.
ARTICULO 4º).- Designar como coordinadora técnica a
la Lic. Sandra JUNCA del Programa de Desarrollo Informático.
ARTICULO 5º).- Regístrese. Caratúlese por Mesa
General de Entradas. Por Secretaría General Técnica se notificará a todas las
dependencias. Tomen razón el Programa de Desarrollo Informático y el Consejo
Superior Universitario.- Cumplido, oportunamente, archívese.
MG. JORGE RAUL ARDENGHI
VICERRECTOR
LIC.
GUILLERMO M. LUCANERA
SECRETARIO
GENERAL TÉCNICO
A N E X O I
PLAN DE IMPLEMENTACION DE TRAMITES INTERNOS
1.
Capacitar al personal
administrativo de las dependencias del edificio de Rectorado en la creación de
“Trámites Internos”, agregación y desglose de expedientes, actuaciones de pago,
legajos de compras y anexos de expedientes de acuerdo al siguiente cronograma:
a)
Asamblea Universitaria
b)
Secretarías de
Rectorado
c)
Dirección General de
Personal
d)
Dirección General de
Economía y Finanzas
e)
Dirección General de
Asuntos Jurídicos
f)
Dirección de
Intendencia
g)
Dirección General de
Construcciones
h)
Boletín Oficial
i)
Red Informática
j)
Unidad de Auditoria
Interna
k)
Consejo de Enseñanza
Media y Superior
l)
Departamento de Sanidad
m)
Mesa General de
Entradas
n)
Junta Electoral
o)
Servicio de Seguridad e
Higiene.
2.
Capacitar al personal
administrativo de las dependencias de la Dirección de Alumnos y Estudio en la
creación de “Trámites Internos”, agregación de documentos a expedientes y
anexos de expedientes.
3.
Capacitar al personal
administrativo de los Departamentos Académicos en la creación de “Trámites
Internos”, agregación de documentos a expedientes y anexos de expedientes.
MG. JORGE RAUL ARDENGHI
VICERRECTOR
LIC.
GUILLERMO M. LUCANERA
SECRETARIO
GENERAL TECNICO