GESTIÓN Y EXPEDICIÓN DE DUPLICADO DE DIPLOMA / DEROGA RES. R-203/13

Resolución R- Nº 35/23

EXP 2016/02 (Detalle descriptivo de los diplomas)

Bahía Blanca, 14 de febrero de 2023

VISTO:

El contenido de la Resolución CSU-34/2011, mediante la cual se resuelve otorgar, con carácter de excepción, duplicado de diploma según ciertas condiciones.

Lo establecido por Resolución R- 203/13, por la que se aprueba la metodología para la gestión y expedición de duplicado de diploma, conforme los articulados de la Resolución mencionada en el Visto anterior.

Lo establecido en la Resolución R- 140/2019, por las que se reglamenta la expedición de títulos y entrega de diplomas y certificaciones de estudios de egresados y graduados de las carreras de pregrado, grado, intermedio de grado y posgrado.

Y CONSIDERANDO:

Que por artículo 4º de la Resolución CSU 34/2011, se autoriza a la Secretaría General Académica a instrumentar y cumplimentar lo dispuesto por la norma;

Que, desde la emisión de la resolución R- 203/13, se han presentado casos que no están contemplados en la norma;

Que, consecuentemente, corresponde reglamentar las responsabilidades para el cumplimiento de las distintas etapas del proceso de emisión de duplicados de diploma, con el fin de asegurar su control interno regular;

Que, asimismo, es necesario establecer precisamente la validez de la documentación involucrada en este proceso, su orden de prelación en caso de dudas y la guarda y/o destrucción de los diversos antecedentes;

Que es necesario seguir los lineamientos establecidos por el Reglamento General de Expedición de Títulos y Entrega de Diplomas y Certificaciones de Estudios de Egresados y Graduados de las carreras de Pregrado, Grado, intermedio de Grado y Posgrado, aprobado por Resolución R- 29/2021 y sus modificatorias;

Que, por lo expuesto, y atento a las atribuciones conferidas por el artículo 4º de la resolución CSU-34/2011, resulta imprescindible contar con el acto administrativo que apruebe el proceso de expedición de duplicado de diploma, que contemple todos los casos relevados en los últimos años, preservando las medidas de seguridad del modelo de Diploma que entrega la Universidad Nacional del Sur;

Que la Unidad de Auditoría Interna emitió dictamen favorable;

Que lo aprobado se encuentra encuadrado en el eje estratégico 1-Gestión Institucional y el eje estratégico 2-Gestión de la Calidad Académica del Plan Estratégico Institucional aprobado por resolución CSU-325/2012. POR ELLO,

EL RECTOR DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DEL SUR

RESUELVE:

ARTÍCULO 1º: Derogar la Resolución R - 203/2013, que aprueba la metodología para la gestión y expedición de duplicado de diploma, conforme los articulados de la resolución CSU-34/2011.

ARTÍCULO 2º: Aprobar el proceso de emisión de duplicado de diploma y su procedimiento para la gestión y expedición de duplicado de diploma, que corre agregado como Anexo I, conforme los lineamientos establecidos en la Resolución CSU34/2011.

ARTÍCULO 3º: El duplicado de Diploma que otorgue la Universidad Nacional del Sur tendrá el formato establecido por resolución R- 140/2019 y sus modificatorias.

ARTÍCULO 4º: Establecer que para todo caso de duplicado de Diploma se hará constar en su reverso la siguiente leyenda, en la cual se dejará constancia de la causal que motivó la expedición del mismo:

“El diploma original de ...perteneciente a ... ....(DNI n O.. ) expedido por esta Universidad Nacional del Sur fue registrado bajo el n o folio del libro de registros n o Se hace constar que se efectuó y autorizó el trámite de duplicado de diploma ante la circunstancia de haberse deteriorado/extraviado/destruido el mencionado documento o bien por modificación del nombre y/o apellido motivada por razones civiles acreditada mediante sentencia judicial en los casos que corresponda, según las constancias obrantes en el expediente nº …/... ... donde constan todas las actuaciones desde el inicio del trámite de título y expedición del diploma original hasta la expedición del duplicado cumplimentando lo dispuesto por resolución CSU-34/2011, R-29-2021 y R..../2022 .”-------------------------

ARTÍCULO 5º: Solicitar a la Dirección General de Sistemas de Información, a la Dirección General de Gestión Académica y a la Dirección Administrativa de la Secretaría General Académica arbitren los medios para incorporar el proceso de duplicado de diploma al sistema SIU Guaraní.

ARTÍCULO 6º: Comunicar, a todos sus efectos, a la Dirección General de Gestión Académica, la Dirección de Títulos y Egresados, la Dirección de Gestión Administrativa Curricular, la Dirección de Gestión Administrativa de Planes de Estudio, la Secretaría General de Posgrado y Educación Continua, la Dirección General de Asuntos Jurídicos y la Dirección General de Sistemas de Información. Tomen razón el Consejo Superior Universitario y los Departamentos Académicos. Pasar al Boletín Oficial. Cumplido, archivar.

DR. DANIEL A. VEGA

RECTOR

DRA. LIDIA GAMBON

SEC. GRAL. ACADEMICA

ANEXO I

PROCESO DE DUPLICADO DE DIPLOMA Y SU PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y EXPEDICIÓN DE DUPLICADO DE DIPLOMA CONFORME LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS EN LA RESOLUCIÓN CSU -34/2011

1) Alcance: El proceso de emisión de duplicado de diploma y su procedimiento alcanza a todas las solicitudes de duplicados de Diploma realizadas por las y los graduados de título intermedio, pregrado, grado y posgrado de la Universidad Nacional del Sur.

2) Desarrollo: El proceso se desarrolla en los siguientes puntos:

2.1) Solicitud e Inicio del Trámite

2.2) Desarrollo del Trámite

2.3) Finalización del Trámite

2.1) Solicitud e Inicio del Trámite

2.1.1- El/la graduado/a para iniciar el trámite de duplicado de Diploma, deberá presentar la siguiente documentación ante la Dirección de Títulos y Egresados (DTE):

a. Foto 4X4 de frente en formato jpg.

b. Formulario de Solicitud de Duplicado de Diploma.

c. Nota firmada solicitando el duplicado de diploma explicando las razones del pedido que debe coincidir con las obrantes en el anexo 1 de la resolución CSU – 34/2011.

d. Copia de DNI .

e. Declaración Testimonial efectuada por la Dirección General de Asuntos Jurídicos de la Universidad Nacional del Sur.

f. Recibo de pago del arancel correspondiente.

g. Acta de Nacimiento/ Sentencia Judicial/ Denuncia policial.

h. Diploma, según fuese el caso.

2.1.2- Una vez que el/la graduado/a cumplimenta lo establecido en 2.1.1, el personal de la DTE recepciona la documentación controlando que esté completa y sin inconsistencias.

2.1.3- Si la solicitud del/la Graduado/a es debido a estado de deterioro que sea imposible su lectura o que se hallen afectadas sus constancias esenciales, se deberá, en estos casos, adjuntar el diploma original para su destrucción, la cual estará a cargo de la DTE y la SGA.

2.1.4 Si por el contrario el/la Graduado/a invoca destrucción total, extravío o sustracción del Original del Diploma deberá acompañar, además de lo establecido en 2.1.1

§ Original de la denuncia policial respectiva que acredite el hecho. Si el hecho hubiese tenido lugar fuera de nuestro país realizará denuncia ante la autoridad equivalente en nuestro país y/o ante consulado o embajada Argentina. Si la denuncia está en idioma extranjero, deberá ser previamente traducida al castellano por Traductor Público Nacional.

§ Ante el supuesto que la pérdida se produjo por caso fortuito (sismos, incendios, inundación, etc.), el/la solicitante deberá adjuntar el original de la constancia expedida por la autoridad competente respecto de la efectiva producción del siniestro donde se produjo la pérdida.

§ Cualquier otro elemento que acredite la pérdida del Diploma y las gestiones realizadas para su recuperación.

2.1.5 Si el/la Graduado/a hubiera solicitado y recepcionado la certificación (aprobada por resolución CS-273/1971 y R-2/1972) que reemplaza el Diploma original vigente hasta el dictado y puesta en marcha de la resolución CSU-34/2011 deberá adjuntar con la solicitud de duplicado, el original de la certificación expedida ya que la misma reemplaza al diploma original, previa su destrucción. El trámite de destrucción se llevará a cabo al finalizar la tramitación de expedición del duplicado correspondiente y estará a cargo de la DTE y la SGA.

El incumplimiento de estos requisitos autoriza a la DTE a rechazar sin más trámite la solicitud de duplicado de diploma.

2.1.6 Si el/la Graduado/a invoca modificación de nombre y/o apellido motivada por razones civiles, en cuyo caso deberá presentar, además de lo establecido en 2.1.1.

§ Constancia de la sentencia judicial respectiva que así lo haya dispuesto y/o Acta de Nacimiento y/o DNI rectificada según corresponda. Se deberá, en estos casos, adjuntar el diploma original para su destrucción. Estará a cargo de la DTE y la SGA.

§ - El incumplimiento de estos requisitos autoriza a la DTE a rechazar sin más trámite la solicitud de duplicado de diploma

2.1.7 El personal de la DTE luego de recepcionar toda la documentación verificada, solicita el expediente de trámite de título del/la graduado/a a Mesa General de Entradas, Salidas y Archivo.

2.1.8- Recepcionado el expediente el personal de la DTE agrega la totalidad de las actuaciones que hacen a la solicitud de duplicado de diploma debidamente ordenada y foliada, asimismo en caso de haber recepcionado diploma o certificación para destruir, la misma deberá ser resguardada en forma segura y bajo llave.

2.2) Desarrollo del Trámite

2.2.1-- Si el personal responsable del sector de Inicio de Trámites de la DTE, al momento de calificar la solicitud de duplicado, por la causal expuesta por el/la graduado/a considera que la causal no es válida, confecciona un informe y remite el expediente a la Dirección General de Asuntos Jurídicos para que emita dictamen sobre el caso. Si la Dirección General de Asuntos Jurídicos solicita otra documentación se informa de la situación al/la graduado/a y el trámite queda a la espera de que el graduado/a presente la documentación requerida a fin de ser reenviada para que se expida la Dirección General de Asuntos Jurídicos. Si la Dirección General de Asuntos Jurídicos, dictamina que el diploma no califica en la causal que invoca el/la graduado/a, será denegada la solicitud, disponiéndose la devolución de los derechos cancelados.

2.2.2 - Aceptada la causal, la DTE, la Dirección de Gestión Administrativa de Planes y Estudio (DGAPE) y la Dirección de Gestión Administrativa Curricular (DGAC) realizarán una verificación en los registros que hacen a la historia académica del/la graduado/a, realizarán un control de carácter administrativo donde se efectuará el proceso de comprobación de la expedición del Diploma original replicando los mismos de acuerdo a lo previsto en la resolución R-29/2021 y sus modificatorias. Cumplido todo lo estipulado y realizados los registros correspondientes en el programa SIU Guaraní, se elaborará el informe respectivo que será agregado al expediente del/la graduado/a y enviado a la Secretaría General Académica (SGA).

2.2.3 – La/ el encargada/o de registro de títulos de la Secretaría General Académica (SGA) constatará la presencia del informe expedido por la DTE y procederá a registrar los datos correspondientes en el Libro de Registros de Duplicación de Diplomas. La Autoridad de Gestión de la SGA autorizará, mediante disposición, la emisión del duplicado de diploma, con la especificación del libro, folio y registro. La Disposición Título Duplicado firmada por la Autoridad de Gestión se adjuntará al Expediente correspondiente, que será girado a la DTE.

2.2.3.1 – Si se tratara de un duplicado, cuyo original haya sido emitido sin cartulina con numeración preimpresa, la disposición de la SGA deberá especificar también debida autorización a la DTE a la impresión y posterior destrucción de una cartulina del stock en vigencia, ya que no es factible imprimir un duplicado de diploma sin haber emitido en el Sistema de Impresión de diplomas, el original en cartulina prenumerada,

2.2.4 - La DTE recepciona el expediente para llevar a cabo la impresión del duplicado de Diploma que se realizará a través del Sistema de Impresión de Diplomas

2.2.5- En el Duplicado de Diploma se consignarán en el anverso del mismo, los siguientes datos:

-En el margen superior izquierdo la palabra DUPLICADO con letra visible y clara.

-Nombre/s y Apellido/s completos de acuerdo al documento que acredite identidad.

-Lugar de Nacimiento y año.

-Fecha de finalización de sus estudios.

-Título otorgado.

-La fecha de aprobación del informe de expedición del duplicado, registro, libro y folio que se encuentran especificados en el Libro de Registros de Duplicación de Diplomas.

-En el nuevo ejemplar del diploma que se expida en calidad de duplicado se consignarán en el reverso y en forma automática el número correlativo de diploma que al momento de la impresión corresponda, el cual debe coincidir con el número preimpreso. Además, se consignará que se encuentra en condiciones para la firma de las Autoridades de Gestión de acuerdo a lo establecido por resolución R- 140/2019 y sus modificatorias y deberá constar en el reverso la leyenda establecida en el artículo 4º de esta Resolución.

2.2.6- Realizados los controles de impresión del duplicado de Diploma con la documentación que obra en el expediente formado en oportunidad de gestionarse la expedición del Diploma original se efectúan los registros y observaciones correspondientes en el SIU Guaraní.

2.2.7- Se procede a rubricar el Duplicado de Diploma, el mismo llevará las firmas que el Consejo Superior Universitario determina.

2.2.8- Se realizarán las legalizaciones correspondientes.

2.3) Finalización del Trámite

2.3.1- Cumplido el registro del duplicado de Diploma, la confección del Diploma, firma de Autoridades y legalizaciones ministeriales, el personal de la DTE cita al/a la graduado/a para que retire el duplicado de Diploma. La entrega del mismo se realizará por dependencia administrativa, esto es DTE, debiendo el/la graduado/a firmar su recepción dejando explicitada su conformidad y fecha en la que retira el duplicado de Diploma.

2.3.2- La expedición del duplicado de Diploma, automáticamente anula el original, debiendo cumplimentarse lo establecido en 2.1.3.

3) Disposiciones complementarias y finales

3.1- El Duplicado de Diploma se extenderá por única vez.

3.2- En el Libro de Registros de Duplicación de Diplomas, constarán los datos que se detallan en el Anexo II.

3.3- Los casos no contemplados en esta resolución, serán analizados y resueltos por la gestión de la Dirección General de Gestión Académica o la instancia que se determine según corresponda dependiendo del nivel de complejidad que se presente.

DR. DANIEL A. VEGA

RECTOR

Dra. LIDIA GAMBON

SEC. GRAL. ACADEMICA