EXPEDIENTES NORMAS GENERALES
Resolución R-395/88
Expediente R-700/80.
BAHIA BLANCA, l4 de julio l988.
VISTO:
El proyecto elevado por la Dirección del Boletin Oficial
de la Universidad Nacional del Súr, en el cual se propone
instrumentar medidas que hacen al desenvolvimiento administrativo
de esta Casa de Estudios, en cuanto al tratamiento que debe darse
al movimiento de expedientes; y
CONSIDERANDO:
Que es apropiado unificar criterios en el tema abordado, dado que en ciertas circunstancias se han súscitado inconvenientes, que con la adopción de las normas propuestas podrian soslayarse;
Que el Decreto N°759/66 fija las pautas generales a las cuales deben atenerse las "Mesas de Entradas, Salidas;y Archivo'', que involucran a diversas jurisdicciones, inclusive los entes descentralizados. Y en atención a dicho reglamento, que en punto N°30, establece que los organismos podran adecuar el mísmo, es por ello que la adopcion de tales medidas encuentran basamento jurídico para llevarlas a cabo;
Que asimismo, en el Decreto N° 333/85 se trata en parte los aspectos desarrollados en el cuerpo del reglamento en cuestión, en una primera instancia, para luego abordar una temática parcialmente semejante, pues es el instrumento legal por el cual se aprueban las ''Normas para la elaboracion, redacción y diligenciamiento de los proyectos de actos y documentación administrativo'', y por medio del Artículo 3° se enlazan tales normas, cuyos fines son los de establecer pautas de ordenamiento y uniformidad en el quehacer administrativo;
Que también el tema ha sido objeto de consideración dentro del articulado de la ley 19549 (Procedimientos Administrativos), su modificatoria, la 21686 y sobre todo en el Decreto reglamentario N°l759/72, en donde se establecen premisas pera la identificación, compaginación, foliatura, anexos, desgloses, etc.;
Que es oportuno adoptar medidas que agilicen la tramitación
administrativa con las cuales se logrará que la misma sea
más eficiente;
POR ELLO,
El Rector de la Universidad Nacional del Sur
RESUELVE :
ARTICULO l°: Las autoridades y, responsables de dependencias,que
están facultados para ordenar la formación de expedientes
en esta Casa de Estudios son las que a continuación
se especifican: El Rectorado y sus Secretarías, Presidencia
de la Asamblea Universitaria, Secretaria General del Consejo Universitario,
Profesores Directores de Departamentos Académicos, Presidente
del CEMS y Directores de la Administra ción. Por ende,
ningún agente o funcionario, que no sean los señalados,
se hallan autorizados para decidir la confección de actuación
alguna sin atender la via normal jerárquica.
ARTICULO 2°: En oportunidad de disponerse la formación
de una actuación administrativa, la autoridad o responsable
que lo ordenara indicará el texto de la carátula
de la misma, que deberá acompañarse con copia. Una
vez asignado el número de registro correspondiente, la
mencionada copia será remitida a la dependencia iniciadora
con la constancia del mismo.
ARTICULO 3°: Fijase un plazo máximo de un día
administrativo para la permanencia en una depen dencia determinada,
que recepcione un expediente cuyo giro indicado sea la mera toma
de conocimiento.
ARTICULO 4°: Para evitar demoras innecesarias en trámites
de ruti na, qúe se originen por aúsencia del responsable
de úna dependencia determinada, éste aútorizará
a otro fúncionario a actúar en consecuencia, ante
sitúaciones que no impliquen la adopción de medidas
de fondo y que no se refieran a problemas de consulta, asesor
am iento o planificación sobre temas docentes y de investigación
o no docentes.
ARTICULO 5°: Todos aquellos expedientes que se encuentren
en calidad de inactivas en ún lapso mayor de ún
mes, y hayan perdido vigencia o trascendencia los temas tratados,
serán girados a la dependencia qúe originó
las actuaciones para que si lo considera oportuno ordene a Mesa
General de Entradas su archivo.
ARTICULO 6°: Se exceptúa de lo prescripto anteriormente
a aquellos que se hallen en estúdio, o análisis
o consideración de la Asamblea Uníversitaria, Consejo
Universitario, Rectorado y Consejos Académicos Departamentales.
ARTICULO 7°: En aquellas actuaciones en donde sea necesario
que recaiga ún dictamen de índole legal o júrídico
regirán los plazos establecidos por la Ley de Procedimientos
Administrativos y su reglamentación.
ARTICULO 8°: Se insiste en el deber de cada dependencia de
proceder a foliar en forma cronológica todas las fojas
que se incorporen al cuerpo de una actuación determinada,
caso contrario, la oficina receptora procederá a su devolúción.
ARTICULO 9°: Queda expresamente vedado el giro de expedientes
en tre dependencias sin dejar la debida constancia en las boletas
de pase habilitadas al efecto.
ARTICULO 10°: Todo expediente perteneciente a otra júrisdicción
deberá tener registrado su ingreso y egreso, mediante la
intervención de la Mesa General de Entradas, cualesquiera
sea el medio de transporte o recepción que se hubiera
utilizado, siendo responsable de ello el funcionario recepcionante
que intervenga en el tratamiento correspondiente.
ARTICULO 11°: Cada dependencia dejará constancia de
la fecha y hora en que se recibe o gira una actuación administrativa.
ARTICULO 12°: Toda modificación de la foliatura debe
ser salvada en cada una de las fojas afectadas mediante la rúbrica
del responsable de la dependencia en donde se proceda a ello,
siendo imprescindible dejar sentado escuetamente las motivaciones
que llevaron a hacerlo.
ARTICULO 13°: La Mesa General de Entradas confeccionará
el cuerpo de cada expediente dentro de las veinticuatro horas
hábiles de recibido el material.
ARTICULO 14°: La documentación que ingrese a la Mesa
General deEntradas para la formación de ex pedientes, recibirá
ún trato basado en el simple orden cronológi co
de llegada, salvo expresa orden en contrario emitida por el Rectorado.
ARTICULO l5°: En el caso de que el responsable de una dependencia
esté en conocimiento de que existiera úna u otras
actuaciones en donde se abordare la misma temática que
se esté tratando en un expediente dado, es obligación
del mismo dejar constancia , de tal acontecer. Por ello ante la
situación de haberse dispuesto la emisión de una
norma general reglamentaria, por ún órgano competente,
es necesario que se adjúnten fotocopias en todos aqúellos
en que se traten temas similares. Simultáneamente se ordenará
la agregación de los expedientes con intervención
de la Mesa General de Entradas que lo deberá asentar en
las fichas correspondientes.
ARTICULO 16°: Se comunica a los responsables de todas las
dependencias que en materia que hace al tratamiento de expedientes,
mantiene su vigencia, lo especificado en el Decreto N°759/66
y su modificatoria N°333/85 y las pautas incluídas
en el Decreto N° 1759/72.
ARTICULO 17°: Regístrese. Caratúlese. Tomen
conocimiento: Mesa General de Entradas, todas las Secretarías,
Direcciones Adminis. trativas, Departamentos Académicos
y C.E.M.S.; cumplido, archívese.
DR. ALBERTO R. CASAL
Rector
CRA . SUSANA E. GAMBINO
Secretaria Gral. Técnica